スマートフォンの普及により、誰しもが日常的に使うようになったアプリ。近年は、社内の情報共有・コミュニケーションにもアプリを活用する企業が増えています。その目的は、業務効率化やナレッジシェア、社員のエンゲージメント向上や、従業員体験（エンプロイーエクスペリエンス）改善などさまざま。
本記事では、いま注目の社内アプリについて基礎から解説します。
社内コミュニケーションの課題
社内アプリの導入が広がる背景には、企業がかかえる「社内コミュニケーションの課題」があります。誰しも「コミュニケーションが重要」と考えますが、実際にはさまざまな課題が発生しています。代表的な課題を見ていきましょう。
各部門や事業所同士のコミュニケーション不足
同じ部署であれば、会議などで頻繁にコミュニケーションをとる機会がありますが、別の部署のメンバーとの場合はいかがでしょうか？ また、全国に事業所がある場合、なかなか一箇所に集まってコミュニケーションを取ることは少ないでしょう。仮に情報をメールで一斉送信したとしても、見落とされるケースも。
また、リモートワークを推進したことで、同じチーム内でも雑談などの「ちょっとした会話」の量が不足しているとの課題が出てきています。
ナレッジが共有されず、非効率な業務が発生している
個々人の知識（ナレッジ）をきちんと共有しないと、業務が属人化します。担当者が異動や転職になると、どこに情報があるのかわからないという問題が発生してしまいます。
また、他の担当者の業務進捗が見えないことで、やるべき作業が抜け落ちたり、逆に重複したりと、非効率な業務が発生することもあります。
電話や会議に無駄な時間・コストがかかる
内線電話でコミュニケーションを取るのは、どんどん非効率になっています。電話を受けた側は業務を中断する必要がありますし、常に自席にいるとは限らないので別の人が電話を受け、要件をメモしたり、折り返しの電話を行ったり……。
また、会議、とりわけ大人数の社員が参加する会議では、会場準備や交通費、参加者の時間など、大小ざまざまなコストが発生します。
経営陣のメッセージが伝わらない
企業間の競争が激しくなっているいま、経営者のビジョン、会社の向かう先を全従業員に伝える重要性が増しています。これらのメッセージは、一度伝えただけではなかなか浸透しないため、繰り返しコミュニケーションを取る必要がありますが、従業員に届かない、理解されないという課題があります。
社内報が読まれない
社内のできごとや、連絡事項を伝えるインナーコミュニケーションの手段として、社内報を活用している企業もあります。ところが、社内報制作は労力がかかるわりに、ちゃんと読まれているのか、内容が理解されているのかがわかりづらいという問題があります。
以上、社内コミュニケーションの課題をいくつか見て見ました。
HR総研が実施した「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」によれば、「自社の社内コミュニケーションに課題がある」と回答した従業員は実に7割にのぼります。上記以外にもさまざまな課題が発生しており、それが社内の業務の非効率つながっていると言えそうです。
コミュニケーション課題を解決するツール
こうした課題を解決するために、電話やメールに代わる様々な新しいツール・ソフトウェアが登場しています。以下、お互いに機能が重複する部分もありますが、代表的なツールについて紹介します。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールとは、その名の通りメンバー間でチャットを行うことができるツールです。「Slack」「Chatwork」「LINE WORKS」などのサービスが有名で、いまや社内外問わず、メールではなくチャットツールを用いてコミュ二ケーションをとっている企業も多いのではないでしょうか。
グループウェア
グループウェアとは、社内の情報共有を目的として導入されるソフトウェアです。スケジュール管理やTodoの共有、ドキュメントの掲載、ワークフローなど、情報共有のためのハブとして活用されています。
社内SNS
社内SNSとは、企業向けに開発されたSNSです。メッセージを送ったり、タイムラインへ投稿したりと、プライベートで使用するSNSと同じ感覚で利用できることから、導入が広がっています。既読有無の確認ができたり、社内SNS上でタスク管理を行って業務の進捗状況を共有したりと、機能次第でできることがたくさんあります。
社内SNSについて詳しく知りたい方は、下記の記事がおすすめです。
社内アプリ
社内アプリとは、社内のコミュニケーション・情報共有のために自社開発したスマートフォンアプリです。自社商品・サービスの情報や、社員研修の内容、社内報などを掲載し、従業員に向けて発信します。掲載する情報を見やすく整理して表示することができます。社内アプリでの情報共有は比較的新しい手段となりますが、チャットツールやグループウェアで生まれた新たな課題も解決できるツールとして注目を集めています。
それでは、ここからは本題である社内アプリについて詳しく見ていきましょう。
社内アプリの主な機能
社内のコミュニケーション課題を解決するために、導入が進む社内アプリ。ここでは、具体的にどのような機能が活用できるのか見ていきます。
研修資料閲覧
研修資料やマニュアルを電子化して、アプリ内で閲覧できるようにする機能です。検索機能を使用すれば、過去の資料にも簡単にアクセスできます。特にスキル向上を目的とした研修の場合、内容がなかなか定着せず、業務で忙しいなか学習時間を確保するのも難しいことがあります。アプリで気軽に閲覧できるようにすることで、隙間時間での学習が可能になります。
動画機能
文章だけでは伝わりづらい情報は、動画で共有することで理解が深まります。YouTubeなどの動画サービスと連携して、アプリ内に動画を掲載することができます。
また、企業理念や事業戦略など、「社長メッセージ」を動画で全従業員に届けることで、理念浸透をサポートします。
社内報閲覧
社内報を紙で配布している場合、それを電子化して、全従業員に配信できます。更新時にはプッシュ通知で告知ができるため、閲覧してもらえる可能性が高まります。また、過去の社内報をアーカイブできるため、中途社員が遡って情報に触れ、キャッチアップすることができます。
社内ポータル
就業規則や組織図、人事発令など、ふとしたときに必要となる情報もアプリに集約することができます。探す手間が減り、「この情報はどこにあるのか？」といった問い合わせも減らすことができます。
コンテンツの出し分け機能
コンテンツの内容によっては、雇用形態や役職によって閲覧範囲を制限したい場合もあるでしょう。また、全国に支店がある場合、地域によって必要な情報が異なることも。出し分け機能を使うことで、ユーザーごとに必要な情報だけを表示できます。
社内アプリ導入4つのメリット
それでは、これらの機能を備えた社内アプリの導入によって、企業にはどんなメリットがあるのでしょうか？
すべての情報を集約できる
社内アプリはストック型の情報集約ツールです。フロー型のチャットツールだと情報が流れてしまいますし、ファイル共有システムだとルールを厳密に運用しない限り情報が散在してしまうデメリットがあります。社内アプリであれば、「ここさえ見ておけば安心」と言うことができます。
プッシュ通知で情報をリアルタイムに届ける
情報を更新しても、それを全従業員に周知するのは意外と大変です。プッシュ通知を使うことで、更新をリアルタイムで伝えることができます。また、アプリのプッシュ通知は、メルマガと比べて開封率が高いと言われています。従業員がアプリを起動していなくてもロック画面にメッセージを表示できるので、見落とされてしまうことがなくなります。
自由自在なデザインでエンゲージメント強化
グループウェアや社内SNSは、サービスを提供する企業がデザインをコントロールします。社内アプリを自社開発した場合、デザインは企業のコーポレートカラーに合わせて自由に設定が可能です。また、スマートフォンのホーム画面に自社のロゴを入れたアイコンを表示できるので、従業員の企業へのエンゲージメントを向上させることができます。
社内の関係者だけが閲覧・編集できる
さきほど、従業員ごとの情報の出し分けについて触れましたが、前提として社内アプリに掲載するコンテンツは社内限定のもの。そのため、社内の関係者だけしかアクセスできないよう、セキュリティ設定が重要になります。一般的なスマートフォンアプリは、App Store、Google Playといったアプリストアに公開しますが、社内アプリは一般公開されない専用ストアからクローズな方法で配布が可能です。
社内アプリの注意点
ここまで主に社内アプリのメリットについて述べてきましたが、導入にあたってはいくつか注意すべきポイントがあります。
業務時間外の使用
社内アプリの魅力は、従業員にとって身近なスマートフォンから簡単にアクセスできることですが、同時に業務時間外にも閲覧できてしまいます。これを負担に感じる従業員もいるでしょう。業務時間外に、アプリを閲覧しなくても良いように、運用ルールを定める必要があります。
導入・運用コストがかかる
アプリを開発するためには、導入コストや運用コストが発生します。料金体系や機能にもよるため、チャットツールやグループウェアなどと単純に比較はできませんが、自社オリジナルのソフトウェアを導入することになるため、一定のコストが発生することを念頭に入れておく必要があります。
近年では、ノーコードと言われる、プログラミング不要で簡単にアプリを作ることができるサービスも登場しています。このようなサービスを活用すれば、コスト負担をある程度抑えることが可能です。
情報漏洩・セキュリティリスク
ソフトウェア導入により、情報漏洩リスクや情報マネジメントの工数が発生します。社内アプリに掲載する情報は、社内の従業員だけにしか共有したくないものも多く存在するでしょう。退職者管理を行って、社外の人が閲覧できないようにするためには、セキュリティ対策が欠かせません。また、情報の種類によっては、特定の従業員にだけ共有したい場合もあるでしょう。
前述のように、アプリの配布方法によっては、こうした問題にスムーズに対応することも可能なので、開発会社に相談してみると良いでしょう。
社内アプリの活用事例
それでは、社内アプリ導入の具体的イメージをつかむために、活用事例を紹介します。
アパレル企業A社
小売店・ECそれぞれでアパレル販売を手がけるA社。顧客に向けた店舗アプリをすでに運用していましたが、社内の情報共有に課題を感じ、自社の従業員のための社内アプリを導入しました。
アパレル企業は、シーズンごとにコンセプトや商品、スタイリングの方向性が変わっていきます。A社では、こういった情報を会議で伝達していましたが、店舗スタッフも含めた全社員が参加するのは難しく、現場まで情報を浸透させることが難しかったそうです。
そこで、これらの情報を社内アプリで共有、店舗スタッフも含めた全社員がダウンロードすることで、情報を伝えることが可能になりました。
化粧品メーカーB社
化粧品メーカーのB社には、店舗で顧客に商品知識を伝え、生活の場で役に立つアドバイスを行うスタッフがいます。新商品が頻繁に入れ替わるなか、顧客に正しい情報を伝えるために、情報共有にスピード感が求められていました。
以前は、本社社員が全国の支店に出張して講習会を開いたり、逆に代表者を一箇所に集めて集合研修を行っていましたが、手間やコストがかかるため、代替手段として社内アプリを導入しました。
スマートフォンに最適化された形で商品情報を見やすく整理してアプリで表示、店舗スタッフは欲しい情報へすぐにアクセスできるようになりました。ペーパーレス化を実現し、一人ひとりの手元にあるスマートフォンから情報が閲覧できるようになったことで、アプリの利用率は高水準を達成。店舗を訪れる顧客へ、最新の情報を的確に伝えることが可能になりました。社内の情報共有課題を解決したことで、接客の質も向上した事例になります。
まとめ
社内アプリは、企業内のコミュニケーション・情報共有を効率化するための新しい手段です。顧客向けの店舗アプリ、ECアプリは一般的になりましたが、デジタルトランスフォーメーション（DX）の波は、社内業務効率化にまで及んでおり、先端的な企業は業務支援のためにアプリを活用し始めています。本記事を読んで、情報共有の課題を解決したいと思われた場合は、社内アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
本メディアを運営する株式会社ヤプリは、企業のDXを推進するために、社内アプリの活用を積極的に支援しています。スマートフォンアプリで”社内の現場で起きている非効率”を解決するサービス「Yappli for Company」を使った社内アプリの導入実績も豊富です。
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