いま、企業内におけるコミュニケーション手段として、電話やメールに代わって主流になりつつある社内SNS。この記事では、社内SNSのアプリ導入を検討中の企業に向け、メリットや選ぶ際のポイントなどわかりやすく解説します。社内における情報共有に課題を感じている人は、ぜひ参考にしてください。
社内SNSとは何か
社内SNSとは、企業向けに開発されたSNSのことです。社内SNSを導入することで、部署や拠点が違う社員同士でもスムーズなコミュニケーションが可能になります。
職種に応じて特殊な機能などを用いた社内SNSもあり、ビジネスを円滑に進められるツールとして需要が高まっています。
社内SNS導入の5つのメリット
社内SNSを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、代表的な5つのメリットを紹介します。
スピーディーかつオープンな情報共有が可能
社内SNSの最大の特徴は、メールより気軽かつスピーディーな情報共有が可能な点でしょう。複数人に向けたオープンなコミュニケーションを取りやすいのもポイントです。在宅勤務などの新しい働き方を推進する企業が増えていますが、社内SNSは時間や場所を問わずにアクセスできます。勤務場所が違っても円滑な情報共有が可能です。
資料やノウハウを共有しやすい
業務に関する資料や画像・動画を社内SNSにアップロードする方法もあります。これにより、社内全体で、ノウハウの共有や蓄積が可能になります。メールでのやり取りはデータが埋もれやすい、探しづらい、送受信をし忘れたといった課題があります。社内SNSであればアプリに参加している人たち全員に情報を周知できます。
通知機能により情報を確認してもらいやすい
ほとんどの社内SNSには、プッシュ通知機能があります。受け手がプッシュ通知を受け取る設定にしていれば、新しい情報が社内SNSにアップロードされたときに通知が飛びます。このように、更新された情報の見逃し防止にもつながるのも社内SNSのメリットです。
既読有無の確認ができる
社内SNSに備わっているメッセージ機能を使えば、情報の受信者の既読の有無を確認できます。通常業務に関する連絡はもちろん、災害時における社員の安否確認としても役立てることができるでしょう。
業務進捗やメンバーのスケジュール管理がしやすい
社内SNSには、タスク管理機能を利用できるものもあります。社員に自分が取り組んでいるタスクの状況を入力してもらえば、チームなどで業務の進捗状況を共有できます。また、スケジュール管理機能も活用することで、業務過多の社員を別の社員がサポートするといった判断もしやすくなります。
社内SNSを選ぶ際のチェックポイント
自社に導入する社内SNSを選ぶときには、下記の4点をチェックすると良いでしょう。順番にご説明します。
導入の目的が明確化されているか
社内SNSを導入する前に、目的を明確にしておきましょう。導入する理由がわかっていれば、活用の方向性も明確になります。人件費や会議費用の削減など、社内SNS導入によって何を実現したいのか、具体的な目的を設定しましょう。
必要な機能を備えているか
社内SNSには多くの種類があり、備わっている機能もさまざまです。導入前には自社の業務に必要な機能があるか確認するようにしましょう。メインの機能はチャットですが、グループ作成ができる、Web会議もできるといったアプリもあるので、目的に応じて検討してください。
操作してみて使いやすいか
例え多機能でコストが良くても、実際に社員が社内SNSを活用しなければ意味がありません。使い勝手が悪いと、導入しても利用されなかったり、かえって業務効率の悪化につながったりする可能性があります。トライアルで利用できる場合は、導入前に実際に小規模で試してみるのがおすすめです。
セキュリティ対策の強度はどの程度か
社内SNS上に、売上や経営などに関する重要なデータをアップロードすることもあります。導入するアプリには、セキュリティ対策がされているか確認しましょう。暗号化機能や管理制限機能などが備わった社内SNSだと安心です。
おすすめの社内SNSアプリ7選
それでは、具体的な社内SNSのサービスを見てみましょう。ここでは、おすすめの社内SNSアプリを7つ紹介します。
※下記の情報は、記事公開(2021年5月27日)時点の情報です。
Kintone
Kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が運営しています。シンプルで使いやすい社内SNSとして活用できるうえ、カスタマイズも可能です。
Web上のデータベースで情報を管理できるだけでなく、APIを活用した他のシステムとの連携も容易です。他にも、プラグインの制限に悩んでいる人にもおすすめです。初期費用は無料で、ライトコースやスタンダードコースなどの有料コースも用意されています。
LINE WORKS
LINE WORKS（ラインワークス）は、コミュニケーションツールとして利用されることが多い社内SNSアプリです。LINEならではのチャットルームがそのまま使えるので、個人やプライベートで利用するときと同じ感覚で利用できます。
セキュリティ面も充実しています。遠隔操作によるデータ削除も可能なので、社員がデバイスを紛失したときなどの情報漏えいのリスクを抑えることができます。
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、国内企業が運営しているビジネスチャットツールで、社内SNSとしても活用できます。2021年3月時点では、30万社以上の企業で導入されています。
メインの機能はチャットですが、タスク管理も可能です。自分のやるべきことはもちろん、他の社員のタスクを登録して相手に通知する機能もあります。ファイルのアップロードやダウンロードも簡単にできるので、社内での情報共有に役立ちます。
Slack
Slack（スラック）は、ビジネスでも活用できるチャットツールです。メイン機能はチャットですが、GoogleドキュメントやDropboxなど、他のサービスとの連携が柔軟にできるのが特徴です。これにより、業務効率化につながります。3つの有料プランが用意されているほか、無料で利用できるプランもあります。
Office365
Office365は、Microsoftが提供している社内SNSアプリです。ExcelやWordといったMicrosoftのOfficeアプリと連携しやすいのがポイントです。日頃Officeのソフトウェアを利用している場合は、メリットが大きいと言えます。また、クラウド型のため、常に最新バージョンのアプリを利用できます。
G Suite
Googleが提供している社内SNSアプリがG Suiteです。GoogleドライブやGoogleカレンダー、Gmailなどビジネスに必要になるツールをワンパッケージで利用・管理できるグループウェアです。それぞれのサービスと同様個人利用も可能ですが、G Suiteはビジネスに最適化されているので特に社内利用でおすすめです。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、国内における定番グループウェアとして知られています。メッセージ機能やスケジュール機能だけでなく、ワークフローの確認や報告書を作成する機能も備わっています。
他にもアドレス帳や電話メモなど、日本のビジネスで必要な機能が搭載されています。業務関連のアプリやツールを1つにまとめたい場合に便利です。
社内SNSを使用する際の注意点
最後に、社内SNSを自社で使用する場合に気を付けたいポイントを3つ解説します。
情報漏洩対策を行う
社内SNSを使用する際は、PCやスマートフォンなどのデバイスの紛失・盗難における情報漏洩対策をしましょう。情報漏洩を未然に防ぐには、パスワードロックやリモート操作機能が搭載されたアプリを導入すると安心です。
不正利用への防止策を講じる
社員が業務と無関係のアプリをダウンロードすると、セキュリティ上のリスクが発生する、生産性が低下するといった可能性が高まります。社内SNSの中には、アプリの利用制限機能がついたものがあります。業務に不要なアプリやファイルはダウンロードしないよう対策しましょう。
端末情報の一元管理を行う
社員に社内SNSに使用する端末を渡す場合は、各デバイスの一元管理が必要です。デバイスの一元管理には、モバイルデバイス管理（MDM）システムがおすすめです。MDMは、デバイスの一元管理やアプリの利用制限、紛失時のリスク軽減など、さまざまな対策のサポートが可能です。
まとめ
社内SNSを導入すれば、円滑な情報共有や業務進捗の確認などが可能です。社内SNSアプリは種類が豊富なので、自社の導入目的や必要な機能などを踏まえて、適切なものを選ぶようにしましょう。情報漏えいや不正利用はしっかり対策し、スムーズでスピーディーな業務を実現しましょう。
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