社内報はアプリで作る?社員に活用される社内報作りのコツをご紹介

働き方改革やコロナなどの影響もあり、仕事や会社に対する価値観も人によって様々になってきました。そうした中で、企業理念や方針などを社員一人ひとりに伝え、浸透させていくことに課題を持っている会社も少なくないでしょう。そこで活用したいのが、社内報。ここでは、社内報が注目されている背景や活用事例、そしてこれからのおすすめとして、アプリで社内報を作ることについてなど多岐にわたってご紹介します。特に、社員のモチベーションを高め、会社に定着してもらうための有効な手段を探している管理職などの方は要チェックです。

1.社内報はどのような目的で作られるのか?

まず初めに、社内報とはどういったもので、どのような目的で制作・活用されるのかを確認しましょう。社内報とは、会社理念など社員に向けて共有したい価値観や情報などをまとめた資料のこと。その歴史は古く、日本の企業で始めて社内報が生まれたのは明治36年(参考記事:社内報の歴史と言われています。特に会社規模が大きくなり、社員が増えれば増えるほど、経営層が考えていることが一人ひとりに浸透しづらくなってくるため、社長のメッセージなどを社内報で紹介し理解を促すために用いられることが多いです。こういった活用方法以外にも、目的によって社内報の内容も様々。例えば以下のようなものが挙げられます。

<例1.>

【目的】社員のモチベーションを高めたい

【内容】優れた成績をあげた社員を紹介する

<例2.>

【目的】部門間でのスムーズな情報共有を促したい

【内容】各部署ごとで共有すべきトピックスを紹介する

<例3.>

【目的】自社の商品・サービスへの理解度を高めたい

【内容】商品の使い方をレクチャーするコンテンツを掲載する

<例4.>

【目的】会社への帰属意識を高めたい

【内容】お客様から届いたポジティブな感想を紹介する

 

2.社内報がより注目される背景

社内報の歴史は古いと先ほどご紹介しましたが、なぜ今また社内報が注目されているのでしょうか。その背景を大きく2つに分けてご説明します。

リモートワークの導入

リモートワークの推進率に関する東京都の調査によると、2020年3月では24%だったのに対し2022年1月では57.3%と、半数以上の企業がリモートワークを導入していることがわかっています。社員数が多いほど実施率は高く、従業員300人以上の会社では78.3%という結果に。このようにリモートワークの導入が広がっている一方で、社員同士が対面で会う機会が減り、社員一人ひとりが業務や会社に対して思っていることが見えづらくなっているケースも見受けられます。そこで、社内コミュニケーションのきっかけ作りの一つとして、社内報が注目されています。

人材の流動化が加速している

新卒入社後から定年まで一つの会社に在籍し続けることがもはや現実的ではなくなっている現代においては、「転職」も従来に比べて特別なものではなくなってきました。第一生命経済研究所の調査によると、転職希望者数は2013年では約750万人だったのが、2021年では850万前後と、100万人ほど増加していることが明らかに。先ほどご説明したリモートワークの導入によって、所属する会社への帰属意識が減少することも転職希望者数が増えている原因の一つとして考えられるほか、ネットやSNSなどによって企業や業界の評判を簡単に見れることも影響しているでしょう。つまり、社員が他の企業に対して「隣の芝生は青く見える」心境を持つ機会が増えている中で、社内報を活用して自社の魅力を積極的に従業員に伝えようとする流れが目立ってきています。

 

3. どの媒体で社内報を作るか

今ではWebやアプリを使った社内報を発信しているケースも増えています。それぞれの媒体における主な特徴をここでご紹介します。

紙の社内報

社内報と言えば紙のものをイメージする人も多いかもしれません。しかし、環境問題への観点から紙資源の使用量を減らそうとする流れが加速しており、また、デジタル技術を自社のビジネスモデルなどに組み込むことによって企業活動をより良いものへと変革させようとする、いわゆる「DX(Digital Transformation)化」も相まって、紙媒体で社内報を作るケースは今後減っていくと思われます。制作時には印刷や製本などの工程が発生するので、制作期間が多く、費用も高くなる傾向も。しかし、紙で作る社内報ならではの魅力があることも事実で、Webやアプリと決定的に違うのは実際に手に触れるものであるということでしょう。本や雑誌をデジタル上で読むこともスタンダードになってきましたが、それでもページ1枚1枚の質感や、ページをめくる感覚が好きだから紙がいいという人も根強くいます。Webやアプリよりも「モノ」としての存在感は増し、所有欲も満たされやすいので、ニュースやトピックスのみならず、例えば会社の歴史などより細かなものまで網羅的に掲載するリッチな社内報を作りたい場合などに効果的です。

DXについて詳しくはこちらの記事もご覧ください。

営業におけるDXとは?具体例から成功のポイントまでわかりやすく解説!

Webの社内報

紙資源の消費問題を解消し、制作期間や費用も紙媒体と比べれば抑えられる傾向にあるのがWebの社内報におけるメリット。掲載する情報の更新も簡単にできるので、伝えたい情報をスピーディーに届けられ、掲載していた情報に誤りがあった時にすぐ直せるのもポイントです。さらに、もし社外に知られたくない重要度の高い情報も社内報に載せたい場合に、Webなら社内のプライベートネットワーク上だけで閲覧できるようにしたり、社内報を見るためのパスワード設定をすることができるので安心です。一方で、社内報以外にもWebを通じて様々な情報が共有されている場合は、社内報が埋もれてしまって読まれなくなる可能性があるのがデメリットとして挙げられるでしょう。

アプリの社内報

あらかじめスマートフォンにダウンロードしておけばホーム画面から1タップで開けるので、Webの社内報よりも一層気軽に情報に触れることが可能に。また、Webの場合だとアクセス時にはインターネット接続が必要なので、外出先で電波環境が悪い時や、社内のネットワーク環境に不具合が出た時などにアクセスできない可能性があります。その点、アプリの場合は機能によっては必要な場合もあるものの、基本的にインターネット接続はいらないので、いつでもどこでもサッと見ることができます。また、デザインの自由度が高いのもポイント。伝えたい情報量が多い場合も、レイアウトを整えたり画像を活用するなどして、社員が積極的に読みたくなるような社内報に仕上げられます。デメリットとしては、ダウンロードを社員に促す必要があることと、スマートフォンを持っていない社員は見れないことが挙げられます。

気軽に読める&プッシュ通知を活用できるアプリがおすすめ

各媒体の特徴をお伝えしましたが、中でもおすすめなのはアプリの社内報です。社内報を活用する時によく起こりがちな課題は、せっかく作ったのに社員に読まれないこと。上記でご説明したように、アプリは紙やWebと比べて最も気軽にアクセスできるので、社内報を読む心理的ハードルをグンと下げることができます。また、アプリなら社員のスマートフォンのホーム画面やロック画面に、届けたい情報を表示させる「プッシュ通知」を活用できるのも特筆すべきポイント。更新情報などがあった時に社員一人ひとりの手元にメッセージを確実に届けられるので、社員の社内報活用を積極的に促すことができます。

アプリの開発は難しいというイメージをお持ちの方もいると思いますが、今では複雑なプログラミング知識がなくても簡単にアプリを開発できるサービスも多く出てきました。こういったものを活用すれば、アプリで社内報を作ることは決して難しいものではなくなってきています。この記事の最後に主なサービスをご紹介しますので、ぜひご覧ください。

社内報としてはもちろん、社内での情報共有やコミュニケーションにアプリが活用されているケースが増えています。詳しくはこちらの記事もご覧ください

社内アプリの基礎知識。社内の情報共有・コミュニケーション課題を解決するDX手法とは

 

4.アプリでの社内報の活用事例

アプリの社内報を導入している企業が実際にどのように活用しているのか。ここではその具体例を2つご紹介します。

ハンバーガーショップの場合

はじめにご紹介するのは、全国各地にフランチャイズ展開している人気ハンバーガーショップの事例。このショップでは、全国各地のフランチャイズ加盟店と会社本部の情報を共有するためのツールとしてアプリを活用しています。アプリではフランチャイズ店向けの内報コンテンツを展開しており、具体的には創業者の言葉や研修マニュアルなどを発信しています。アプリを導入することにより、本部からの情報を伝えやすくなったのはもちろん、あるフランチャイズ店が取り組んでうまくいった好事例を他店へスムーズに共有できるようになったなど、様々なコミュニケーションが活発化するようになりました。店舗のアルバイトスタッフも頻繁に研修マニュアルをチェックするなど、アプリだからこそのカジュアルさも相まって、伝えたい・活用して欲しい情報が隅々まで行き届いています。

スキンケア&化粧品メーカーの場合

次にご紹介するのは、全国に計100店以上を展開するスキンケア、化粧品ブランドの事例。各店に在籍する専門スタッフへの情報共有のためにアプリが活用されています。主に共有されているのは新商品の詳細情報で、スキンケア用品や化粧品に関する内容は複雑で細かいため、紙媒体でまとめようとすると量が膨大になって使いづらくなる問題がありました。アプリで展開することでこういった問題は解消され、業務のちょっとした合間などにも気軽にチェックできるようになり、スタッフの接客スキルの向上やモチベーションアップに繋がっています。スタッフにアプリのダウンロードを強制してはいなかったものの、それでも95%以上がダウンロードしている結果も出ており、スタッフにとって価値あるものだということがわかります。

 

5.社員に活用してもらえる社内報にするために

社内報はただ作るだけでなく、より多くの社員に活用してもらわないと意味がありません。社員一人ひとりの業務に活きてくる、価値ある社内報にするためのポイントをご紹介します。

社員にとって価値のある社内報づくりを意識する

会社から社員に伝えたいことと、社員が知りたいことは決して同じではありません。目的によって社内報の内容も様々であることを記事の前半でご紹介しましたが、目的を考える際には社員がどういう情報を必要としているかを把握すると良いでしょう。例えば、社内報を作る目的を「部門間でのスムーズな情報共有を促したい」としたとしても、部門間での情報共有に問題を抱えている社員が少ないと社内報の価値を感じてもらいにくいかもしれません。社内報を作り始める前に、まずは社員にアンケートやヒヤリングを行い、どういった情報が載っていると社員のためになるのかを確認しておくのがおすすめです。

作った社内報をもとに更なる改善につなげる

実際に作った社内報に対して社員がどのような感想を抱いたのかをチェックし、今後更新していく内容に活かすことも重要です。Webやアプリなら、社内報のどのコンテンツをどのくらい閲覧されたのかなどのデータを細かく把握できますし、紙の場合でもアンケートなどを実施すれば意見を回収できます。社員からの意見を参考にしないで社内報を作り続けていると、社員にとって価値のある社内報にならなくなってしまいがち。社内報作りは一部の担当部署だけの業務ではなく、全社員が関わる大きなプロジェクトであるという認識を持って、データや社員からの意見を積極的に参考にしながら社内報を進化させていきましょう。

 

6.主な社内報アプリサービス

この記事の最後に、アプリで社内報を作る際に活用したい人気のアプリ開発サービスをご紹介します。

ourly

社内報に特化したサービスで、アプリの他にWebでも発信することが可能。豊富な分析機能が特徴で、コンテンツごとの閲覧数やコンテンツの途中で離脱した人数、リアクション数など細かく見ることができます。シンプルな操作画面も魅力で、専門知識がなくても直感的に操作することが人気のポイント。

公式サイト

ザ社内報

元々はWebの社内報作成サービスとして展開していましたが、アプリ版も2021年にリリース。アプリ制作サービスの他に、アプリで発信するコンテンツ作りに関しても相談できるので、社内報で伝えたい内容に不安がある方は検討するのも良いでしょう。

公式サイト

TUNAG

社内における「知らない」をなくすことをコンセプトとして生まれたアプリ社内報作成サービス。会社の経営や文化に合わせたオリジナルな設計・運用をすることができ、社内報の他にもチャットツールや社内wikiなど、様々な用途で活用できます。

公式サイト

社内報アプリ

サービスを運営する会社は、社内報などを活用したインナーコミュニケーションを専門としており、400社以上の社内報作りに携わってきた実績があります。その経験を元にした、他のサービスにはないようなかゆいところに手が届く機能を多く備えています。

公式サイト

Yappli

当メディアを運営する「ヤプリ」によるアプリプラットフォーム。社内報としてアプリを開発できるだけでなく、目的に応じた多種多様なアプリをプログラミング不要、いわゆるノーコードでできます。ドラッグ&ドロップで直感的に開発することができ、エンジニアでなくても気軽にアプリを制作できます。

公式サイト

 

まとめ

この記事では、社内報が注目されている背景や各媒体の特徴、そしてアプリで社内報を作ることがおすすめな理由などについてご紹介しました。記事内でもご紹介しましたが、社内報は社員が実際に活用するかどうかが大きなポイント。その点において、いつでもどこでも気軽に見ることができるアプリは社内報との親和性がとても高く、実際に採用している企業も増えてきました。

本メディアを運営する株式会社ヤプリが提供するアプリプラットフォーム「Yappli」では、社内報としてのアプリ開発の実績も豊富で、開発時や運営時における様々なお悩みやお困りごとにも専門スタッフがスピーディーに対応できる体制も整っています。記事をご覧いただいて、アプリでの社内報作りに関心をお持ちになられましたら、ぜひヤプリまでお気軽に資料請求してみてください。