職場環境の改善方法は? 働きやすい職場環境にするためのアイデアや事例

自社の職場環境に問題があると感じており、早急に改善を進めたいと考えている企業経営者や担当者の方もいるかもしれません。職場環境に問題があると、生産性の低下や従業員の離職を招きます。
本記事では、職場環境が悪い企業の特徴や、改善するためのアイデアなどについて解説します。

職場環境とは?

「職場環境」とは、職場の機械設備や温度、明るさなどのほか、居心地のよさや人間関係の良し悪しといった、従業員を取り巻くあらゆる状況を指します。1日のほとんどを職場で過ごす人は少なくありません。長時間過ごすことの多い職場だからこそ、職場環境は従業員の心身に大きな影響を及ぼします。職場環境の悪化が企業に与える影響は大きく、たとえば従業員の離職が考えられます。劣悪な職場で働くことに嫌気がさした従業員が、退職するのは十分考えられるリスクです。また、退職した従業員に「あの会社は職場環境が悪い」とSNSでネガティブな情報を拡散され、企業イメージが低下するおそれもあります。さらに、職場環境が悪いと業務効率や生産性の低下を招きかねません。働きにくい、居心地が悪いといった職場では、従業員のモチベーションが上がらず、結果的に生産性の低下に繋がります。

職場環境の構成要素

職場環境の改善を検討しているのなら、まず職場環境がどのような要素で構成されているのかを理解しておかなければなりません。職場環境の構成要素としては、人間関係や業務環境、仕事量、仕事の自由度などが挙げられます。

人間関係

基本的に、企業では多くの人々が働いています。部署や職種などにもよりますが、業務を遂行するにあたり複数人で連携しつつ取り組む、といったケースは珍しくありません。そのため、職場における人間関係は軽視できない要素といえます。従業員同士の人間関係があまりよくなく、ギスギスした状態ではスムーズな連携ができないと考えられます。情報共有もうまくいかず、納期の遅延や提供するサービスの品質低下といった事態を招くおそれもあります。反対に、従業員同士の人間関係が良好であれば、適度にコミュニケーションを取りつつ業務に臨め、スムーズな連携と協力が可能です。個々の従業員が過度なストレスを感じることもなく、快適に仕事へ取り組めるため離職の抑制にもつながります。

業務環境

業務環境とは、業務を遂行しようとする従業員を取り巻く物理的な状況です。業務の遂行に必要な機械設備や作業スペース、ペンやノートといった文房具などが該当します。ほかにも、職場を明るく照らす照明器具や、温度・湿度を調整する空調設備、換気に必要な換気扇・換気口・窓なども含まれます。これらの業務環境が適切でないと、従業員の集中力やモチベーションの低下につながります。たとえば、空調がないため夏は暑く冬は寒い職場となると、従業員は快適に仕事へ取り組めません。また、照明器具が古く手元が暗い、換気口がないため嫌な臭いがこもる、といった職場では、作業効率の低下を招くのは火を見るよりも明らかです。

仕事量

職場環境を構成する要素の3つ目は、仕事量です。快適に仕事へ取り組める業務環境が整っていても、仕事量があまりにも多いとなれば、従業員の心身に過度な負担をかけてしまいます。多すぎる仕事量は残業や長時間労働を発生させる要因となり、結果的に従業員の心身を蝕みかねません。従業員の仕事に対するモチベーションや、会社に貢献したい気持ちがどんどん下がり、作業効率や生産性の低下にもつながります。このような状況を回避するためにも、企業は仕事量を適切にコントロールしなくてはなりません。従業員個々のキャパシティを考慮した、過度な負担がかからないような調整が求められます。

仕事の自由度

仕事の自由度にも着目しましょう。近年は、働き方改革の推進やワークライフバランスへの注目などから、仕事の自由度についても考える企業が増えてきました。仕事の自由度が高ければ、従業員はより働きやすいと考えられます。働く場所や時間を自分で決められる自由な職場であれば、自身を取り巻くさまざまな状況にあわせて働けます。たとえば、自宅でリモートワークが可能な会社であれば、高齢家族の介護や幼い子どもの世話をしつつ働く、といったことが可能です。また、働く時間を自由に選択できるのなら、早めに出社して業務に取り組み、午後は早めに退社して保育園へ子どもを迎えに行く、といったこともできます。

職場環境配慮義務とは?

職場環境配慮義務とは、従業員が安全かつ安心して働けるよう、雇用する側の企業は職場環境に配慮しなければならないという義務です。これは労働契約法の第5条に明記されているため、企業はきちんと守らなくてはなりません。

対象

職場環境配慮義務の対象は、自社の業務に携わるすべての労働者です。自社が直接雇用している正社員だけでなく、派遣会社から派遣されているスタッフや下請けの労働者なども該当します。事業をグローバル展開している企業は、海外の支店や営業所の職場環境にも配慮しなくてはなりません。海外の支店や営業所へ出向している自社の従業員はもちろん、現地で採用している従業員やアルバイトスタッフなども快適かつ安全に働けるよう、職場環境への配慮が必要です。

法的根拠

職場環境配慮義務は、労働契約法における安全配慮義務に含まれています。安全配慮義務とは、従業員の安全を守り、健康的に働けるよう企業が配慮しなければならない義務です。安全配慮義務は、労働契約法の第5条で定められています。労働者の生命や安全を確保しつつ、安心して働けるよう企業は必要な配慮をすることと定められているため、企業はこれを守らなくてはなりません。

参照：労働契約法第5条

企業がすべき対応

職場環境配慮義務を遵守するうえで企業がすべき対応として、室内環境の整備が挙げられます。たとえば、夏場は室内の温度が40度以上の高温になる、といった環境では、とても安全に作業できるとはいえません。このようなケースでは、空調の設置を考える必要があります。快適に作業できる環境かどうかも考えなくてはなりません。作業時の手元が暗くて作業しにくければ明るい照明器具に交換する、作業で怪我をするリスクがあるのなら安全装置を取りつける、より効率的に業務を遂行できるツールやシステムを導入する、といった具合です。また、仕事量や働き方などを、従業員自らコントロールできる環境へのシフトも検討しましょう。たとえば、リモートワークやフレックスタイム制の導入などが考えられます。

職場環境配慮義務違反で罰則の可能性がある

職場環境配慮義務は、法律で遵守することが定められているため、企業はきちんと守らなくてはなりません。もし配慮義務を怠ってしまうと、ペナルティの対象となるおそれがあります。たとえば、職場でセクハラやパワハラ、いじめ、アルハラといったハラスメントが発生した場合には、職場環境配慮義務違反で罰則を受けるかもしれません。パワハラやセクハラ、モラハラといったハラスメントは、強要罪や侮辱罪、名誉毀損罪などに該当する可能性があります。たとえ罰則がなくても、企業が継続的な発展と成長を目指すのなら、職場環境配慮義務を守らなくてはなりません。職場環境に配慮しなければ、悪評の拡散による企業イメージの低下や従業員の離職、生産性の低下などを招くおそれがあるためです。「罰則があるから配慮義務を守る」のではなく、「組織の成長と発展のために守る」という意識をもちましょう。

職場環境が悪い企業の特徴

企業経営者や担当者の中には、「そもそも職場環境が悪い企業とは、どのような企業なのか」といった疑問を抱いている人もいるかもしれません。職場環境が悪い企業の特徴を把握したうえで、自社と照らしあわせてみましょう。

従業員同士が協力しない

従業員同士が協力しない企業は、職場環境がよいとはいえません。従業員同士の人間関係がよくない、個々が過度なライバル意識を抱いている、自己中心的な従業員が多い、といったケースでは、協力や連携がうまくいかないと考えられます。従業員同士が協力しなければ、情報共有もスムーズに行えません。本来、従業員同士で共有されるべき情報が共有されず、作業や納期の遅延、サービス品質の低下などを招くおそれがあります。

従業員同士の仲が悪い

従業員同士の仲が悪いのも、職場環境が悪い企業の特徴です。従業員同士の仲が悪いと、連携や協力ができないのはもちろん、職場の雰囲気も悪化します。常にピリピリとした空気が蔓延し、悪い雰囲気に耐えきれなくなった従業員が退職する、といったことも起こり得ます。同僚や部下の悪口や文句を口にする従業員が多いのなら、要注意です。従業員同士の仲がよくないと考えられるため、コミュニケーションがうまく取れない、業務で協力や連携ができない、といった状況に陥っているかもしれません。このような状況を回避するには、人材の配置にも配慮する必要があります。個々の性格なども考慮したうえで、相性を考えつつ適材適所な人材配置を行いましょう。

ハラスメントが横行する

いじめやパワハラ、モラハラなどハラスメントが横行している企業は、職場環境がよくありません。こうしたハラスメントを受けた側は過度なストレスを抱えるおそれがあり、仕事にもさまざまな悪影響を及ぼします。ストレスが限界に達すれば、離職にもつながりかねません。パワハラやモラハラに耐えきれなくなり、精神を病んで退社するケースは実際にあります。ハラスメントが横行している限り、優秀な人材を次から次へと失うおそれがあり、そうなれば組織力や競争力も次第に低下します。

残業・長時間労働が常習化している

毎日残業や長時間労働が発生している、といった職場は雰囲気がよくありません。個々の従業員にのしかかる負担が大きく、集中力やモチベーションの低下に伴い作業効率も下がります。さらに、職場の雰囲気が悪化することで、コミュニケーションが自然と少なくなり、些細なことでケンカなどのトラブルにも発展しかねません。

オフィスが片付いていない

オフィスが常にキレイな状態に保たれているかどうか、チェックしてみましょう。オフィスが片付いていないことが多い、といった企業であれば、職場環境があまりよくないかもしれません。たとえば、資料や備品が整理されずデスクなどの上に放置されていたり、作業場が掃除されておらずゴミが溜まっていたり、といった状態です。整理整頓ができていない状態では、業務効率や生産性の低下を招くため注意が必要です。整理整頓ができていないと、必要なときに資料や作業用の道具などがどこにあるのか分からなくなってしまいます。その都度探しまわる必要があり、非効率です。オフィスや作業場の掃除ができておらず、ホコリやゴミが溜まっている状態では、資料や道具を見つけるのも一苦労でしょう。

職場環境を改善するメリット

職場環境の見直しと改善への取り組みによって、企業はさまざまなメリットを得られます。具体的には、人間関係や作業効率の改善、離職率の低下、企業イメージの向上などが挙げられます。

人間関係の改善

職場環境改善への取り組みによって、従業員同士の人間関係改善につながるメリットがあります。人間関係が改善されると、個々の従業員が受けるストレスが減少するだけでなく、コミュニケーションの円滑化に伴いスムーズな情報共有も実現します。従業員同士のコミュニケーションが円滑になることで、新たなアイデアの創出につながる点もメリットです。たとえば、これまであまり関わることのなかった部署の従業員同士が密にコミュニケーションを取れる環境や体制が整えば、双方が刺激を受けて斬新なアイデアが生まれるかもしれません。また、人間関係が改善されてコミュニケーションが円滑になれば、速やかな情報の伝達や共有が実現し、生産性向上にもつながります。

作業効率の改善

効率的に業務を遂行できるツールやシステム、快適な作業環境を実現できる空調の導入などによって、作業効率の改善につながります。作業効率が改善すれば、今までと同量のリソースであっても、これまで以上の成果が期待でき、生産性が高まります。不要な工程の見直しや排除も、作業効率の改善に有効です。これまで慣習や惰性で行っていた不要な作業を排除すれば、余計な手間と時間がなくなり、ストレスも緩和され効率改善につながります。また、効率よく業務を遂行できる環境が整備されれば、残業も減少します。残業が減ることで従業員の心身の負担も少なくなり、高いモチベーションを維持したまま業務に取り組めるのもメリットです。

離職率の低下

職場環境の悪化は、離職率を高めるおそれがあります。安全に作業できない、作業場の環境が劣悪すぎる、毎日残業ばかりでしんどい、といった状況では、従業員が離職しないほうが不思議でしょう。職場環境の改善に取り組むことで、離職率の低下につながります。従業員は、安全に配慮された職場で快適かつ安心して働けるため、離職する理由がありません。結果的に、優秀な人材の流出を回避できます。また、コスト面でも大きなメリットを得られます。離職率が高いと、次から次へと新たな人材を採用しなければならないため、多大な採用コストが必要です。採用したあとも教育をしなければならず、その育成コストもかかってしまいます。従業員が長く定着する環境を整備すれば、採用コストや育成コストの削減につながります。

企業イメージの向上

職場環境が悪い企業は、イメージがよくありません。毎日残業ばかり、作業場がサウナのように熱い、パワハラが横行しているなどの企業によいイメージを抱く人はまずいません。企業イメージが下がることで、自社商品やサービスが売れなくなったり、新たな人材を採用しにくくなったり、といった弊害が生まれるのが懸念点です。
一方、職場環境改善に取り組めば、企業イメージの向上につながります。従業員が快適かつ安全に働ける職場であるとアピールでき、クリーンな企業であると認知されます。また、職場環境改善によって、顧客満足度の向上につながるのも利点です。快適かつ安全に働ける環境を整備すれば、従業員はモチベーションを高く維持して働くことができ、組織への貢献度が高まった結果、作業品質やサービス品質などにつながるためです。

職場環境を改善する方法

やみくもに取り組みを始めても、時間とコストを無駄にしてしまうおそれがあります。効率よく職場環境の改善につながるよう、ポイントを踏まえて取り組みを進めましょう。

メンタルヘルスケアの実施

従業員が過度なストレスを抱えたまま働いていると、怪我や病気だけでなく離職にもつながりかねません。職場環境改善の第一歩として、まずはメンタルヘルスケアへの取り組みを進めましょう。現在では、「労働者の心の健康の保持増進のための指針」が策定されています。基本的には、この指針に則って取り組みを進めます。具体的には、産業医や産業保健スタッフなど、専門家の意見やアドバイスを聞きつつ、従業員を対象としたメンタルヘルスケア計画を策定しましょう。また、当該指針では4つのケアが策定されており、セルフケアとラインによるケアのほか、事業場内産業保健スタッフによるケア、事業場外資源によるケアで構成されています。

参照：厚生労働省 | メンタルヘルス対策(心の健康確保対策)に関する施策の概要

社内アンケートの実施

そもそも、自社の職場がどのような状態なのか、従業員を取り巻く環境はどういった状況なのか、といったことを把握できていないと、改善のしようもありません。職場に関する課題を明らかにするためにも、まずは社内アンケートを実施しましょう。従業員を対象とした社内アンケートの実施によって、実際に働いている人々を取り巻く状況や率直な意見、感想などを把握できます。これまで組織の上層部が把握できていなかった問題も可視化できるため、職場環境改善の取り組みを行ううえで有効です。社内アンケートを実施する際は、従業員が正直に回答できるよう配慮しなくてはなりません。正直に回答した結果、上司から睨まれてしまうのでは、降格の対象になってしまうのでは、といった不安を抱かせてしまうようなアンケートはNGです。課題把握のためにアンケート調査を実施するのなら、匿名で提出できるようにするのがよいでしょう。匿名であれば従業員はあとの心配をすることなく、忌憚のない意見を述べてくれます。

作業効率化の推進

作業効率化の推進も、職場環境改善に有効です。効率的に作業を行えるようになれば、従業員個々の負担を軽減でき、残業時間も減少します。スムーズに業務を遂行できるためストレスも感じず、高い集中力とモチベーションを維持したまま作業に取り組めます。具体的な手法として挙げられるのは、業務効率化に役立つツールやシステムの導入です。たとえば、RPA(Robotic Process Automation)を導入すれば、メールの送受信やレポート作成、問い合わせ対応、インターネット上の口コミ収集といった単純作業を自動化でき、業務効率化につながります。ほかにも、あらゆる顧客情報を一元的に管理できるCRM(Customer Relationship Management)や、営業活動の効率化につながるSFA(Sales Force Automation)、マーケティング活動の自動化が可能なMA(Marketing Automation)なども職場環境の改善に有効です。 ITツールやシステム、デジタル技術をうまく活用すれば、業務効率化や生産性向上が可能になるだけでなく、コスト削減にもつながります。

評価制度の改善

頑張りに対して正当な評価を受けられなければ、従業員はモチベーションを保てません。一生懸命頑張ったところで評価されないとなれば、ほとんどの従業員は仕事の手を抜き、結果的に作業効率や作業品質、サービス品質の低下につながります。このような状況を回避するため、評価制度の見直しにも着手しましょう。頑張りが正当に評価される職場であれば、従業員は「もっと頑張ろう」「今まで以上に努力しよう」と考えます。たとえば、1人の従業員に対し複数の人物が評価を行う「360度評価」や、ピーター・ドラッカーが提唱した「MBO(目標管理)」などが挙げられます。定量的に数値で評価できる仕組みだけでなく、仕事に対する熱意やモチベーション、組織への貢献度などを定性的に評価できる制度であれば、従業員も安心です。

企業における事例

職場環境の改善へ取り組むにあたり、ゼロから考えつつ進めるのは時間がかかります。すでに職場環境の改善に取り組み、成功している企業の事例を参考にすれば、スムーズに進められます。

株式会社Sansan

株式会社Sansanは、クラウド名刺管理サービスを提供している企業です。同社は風通しのよい職場づくりを実現するために、さまざまな社内制度を設けています。そのひとつが「Know me」と呼ばれる制度です。これは、従業員同士の懇親会で生じた費用の一部を、会社側が補助してくれる制度です。ただ、一定の条件があり、これまで一緒にお酒を飲んだことがない、他部署の従業員3名と懇親会を開かなくてはなりません。当該制度を用いて懇親会を開けば、1人あたり3,000円程度の金銭補助が受けられます。現在では、多くの従業員が当該制度を用いて懇親会を開いており、コミュニケーションの活性化や新たなビジネスアイデアの創出などにつながっているとのことです。

参照：株式会社Sansan | 部門を越えたつながりを生む社内制度「Know Me」

日本航空株式会社

日本航空株式会社では、従業員のワークライフバランス改善に向けた取り組みとして、テレワークを導入しました。近年、新型コロナウイルスの感染拡大や、働き方改革の推進によってテレワークを導入する企業が増えていますが、同社は2014年と比較的早期から在宅勤務制度をはじめとした取り組みをスタートさせています。また、同社では両立支援制度も整備されています。これは、仕事と育児・介護などの両立をサポートするための制度です。たとえば、妊婦が健診を受けるための時間確保や育児休暇、深夜残業の制限などが制度に盛り込まれています。ほかにも、同社は長期休暇取得の推進やフリーアドレス制の導入など、ワークスタイルに変革をもたらすさまざまな取り組みを進めてきました。AIを活用した業務効率化や業務プロセスの見直し、円滑なコミュニケーションを実現するためのコミュニケーションスペースの確保なども行っています。

参照：日本航空株式会社 | ワークスタイル変革