社内における迅速で的確な情報共有は、業務をスムーズに行う上で必要不可欠です。この記事では、社内情報共有ツールの導入を検討している方に向けて、社内情報共有ツールの種類やメリット・デメリット、選び方のポイント、注意点を解説します。おすすめのツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
目次
社内情報共有ツールとは？
社内情報共有ツールとは、業務を進行するために必要な情報を、社内で共有するツールのことです。例えば、ファイル共有サービス・オンラインストレージや社内wiki・社内SNS・ビジネスチャットなどがあります。その他にも、Web会議システムや動画配信プラットフォームなどにも、社内における迅速で的確な情報共有を実現する機能が備わっています。
社内における情報共有の必要性
情報共有がしっかり行われていないと、認識のずれやミスの発生、対応の遅れ、業務の属人化、無駄な作業といった問題が発生する可能性があります。情報共有が円滑に行われることで、これらの問題点を解決し、スムーズに業務を進めることができます。
社内情報共有ツールの種類
ここでは、社内情報共有ツールの種類について解説します。各ツールの役割や特徴を確認していきましょう。
ファイル共有サービス·オンラインストレージ
データやファイルの共有や保管をインターネット上でできるサービスです。共同編集をすることもできるため、業務がスムーズに進むようになります。また、情報の一元管理につながるだけでなく、データが自動でバックアップされたり、ストレージ管理が不要だったりする点がファイル共有・オンラインストレージのメリットです。
社内wiki
社内に蓄積されたノウハウや知識を共有するためのツールです。いわば「ウィキペディアの社内版」という位置づけです。過去のデータや資料を一元管理できるだけでなく、必要な情報を必要な時に検索・確認できるのが社内wikiのメリットです。
社内SNS·ビジネスチャット
社内の業務効率化をはかり、円滑なコミュニケーションや情報共有を行うことができるツールです。社内SNSは社内向けに活用し、ビジネスチャットは社外のコミュニケーションツールとして使い分けるのもよいでしょう。
タスク管理・プロジェクト管理
業務の進捗状況や担当業務のボリュームを共有できるツールです。従業員一人ひとりが抱える業務内容や振り分けを視覚化することで、グループやプロジェクトの効率アップが期待できます。プロジェクトの進捗状況を可視化することで、スムーズな業務連携も可能になるでしょう。
グループウェア
会社内のコミュニケーションや情報共有が円滑になる効果が期待できるツールです。グループウェアにはスケジュールの調整や共有・管理、文書管理やタスク管理、ワークフローなどの機能があります。グループで簡単かつ正確に情報共有ができるようになれば、業務上のミスや認識齟齬も減少するでしょう。
Web会議システム
インターネット環境を使って相手の顔を画面越しに見ながら、双方向で会話ができるツールです。テレワークでも会議を実施でき、画面共有や資料の共有もできるのがメリットです。最近では技術の進歩に伴って、テレビ会議システムと引けをとらないくらい高品質なツールも登場しています。
動画配信プラットフォーム
制作した動画ファイルを配信・閲覧するためのプラットフォームです。観る側の視聴デバイスや閲覧時間、回数などのデータを集計し、分析できます。また、特定の視聴者だけが閲覧できるように、アクセス制限をかける設定も可能です。
オンラインメモアプリ
クラウド上で複数のデバイスをつなげることで、同じ内容を同期、編集、確認できるアプリです。複数の社員同士でメモを見ながら内容を共有し、共同で編集作業もできます。また、音声や画像の情報もまとめられるため、簡単に外部共有もできます。
社内情報共有ツールを導入するメリット
ここからは、社内情報共有ツールを導入するメリットを解説します。ツールの導入によって、会社にどのような影響があるのでしょうか。
素早く情報共有できる・業務の効率化につながる
社内情報共有ツールを導入することで、社内の情報共有が簡単になるだけでなく、正確でスピーディーになります。スムーズな情報共有により情報の伝達漏れも減少し、業務の効率化にもつながるでしょう。いつも定型文で返信しているEメールが不要になったり、同じ質問を何度もされたりすることもなくなります。
過去の情報の検索が可能になる
社内情報共有ツールを導入すると、過去の情報や履歴が残ります。そのため、埋もれがちな情報もあとから簡単に検索できます。過去に社内で共有した内容を確認する際にも便利です。
コミュニケーションが活性化する
部署内だけでなく部署間でも、気軽にコミュニケーションをとれるようになるため、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。社内の雰囲気の改善や離職率の低下にもつなげられるでしょう。
業務の属人化を防げる
社内の情報を共有できていないと「特定の社員がいないと情報がわからない」といった属人化が起きてしまいがちです。社内情報共有ツールを活用すれば、担当者の不在や退職の場合のリスクを防ぐことができます。
ノウハウ・ナレッジを蓄積できる
社内情報を共有しておけば、会社にとって大切な情報やノウハウを蓄積できます。また、情報を整理しておくことで、新入社員向けの研修資料などにも活用可能です。
オフィス外や異なるデバイスからのアクセスが可能
使用するツールにもよりますが、社内情報共有ツールはPC・タブレット・スマートフォンなど、さまざまなデバイスで利用できるものが多くあります。営業先や自宅などテレワークの際も共有ツールにアクセスできるのもツールのメリットです。
社内情報共有ツールを導入するデメリット
ここからは、社内情報共有ツールを導入するデメリットを解説します。
対面コミュニケーションが減る可能性がある
社内情報共有ツールを導入すると便利な反面、対面コミュニケーションが減る場合もあります。ツールをうまく活用しながら、対面でもコミュニケーションをとる機会をつくるなどの工夫が必要になります。
ツールの不具合などのリスクがある
ツールに不具合があった場合、業務に支障が出る可能性があります。例えばグループ全体で、共有しているデータにアクセスできなくなった場合、進めていたプロジェクトが止まることも起こり得ます。不具合が生じた事例が少ないツールや、トラブルにすぐに対応してくれるツールを選択することが重要です。
情報量·通知の多さが業務の妨げとなる場合がある
社内情報共有ツールの情報量が多くなると、必要な情報が埋もれる場合もあります。また、ツールの通知が増えることで、仕事に集中しづらくなるケースも考えられます。日ごろからツールの整理をしたり、通知設定を上手く活用したりしましょう。
社内情報共有ツールを選ぶ際のポイント
ここからは社内情報共有ツールを選ぶ際のポイントを解説します。
目的に合った機能が含まれている
社内情報共有ツールを選ぶ際は自社の目的にあった、必要とする機能が備わっているかをチェックしましょう。業務効率化が目的の場合は、タスク管理やスケジュール管理、ファイル共有、マルチデバイス対応、ファイル検索機能が付いているかなどを確認します。
社員が使いこなすことができる
社員のITリテラシーに情報共有ツールのレベル合っているかも確認しておきましょう。機能面が優れているツールでも、使いこなせなければ意味がありません。共有ツールはシンプルで社員が操作しやすいことが大切です。
利用者人数・費用が自社に合っている
社内情報共有ツールは、利用者人数や規模によって費用が変わります。無料プランの場合は、どこまでが無料かを確認しましょう。また、トライアル期間が設けられているサービスであれば、試しに利用して自社に合ったツールか判断しやすいでしょう。
検索機能が優れている
社内情報共有ツールを導入する際は、どのような検索機能や項目が備わっているのかもチェックしましょう。共有ツールは使っていくほどに情報が多くなりやすいので、検索機能が充実していることが大切です。
使用したい端末に対応している
多くの情報共有ツールでは、PC・タブレット・スマートフォンなどのあらゆる端末に対応しているものの、サービスによっては対応していない端末もありえます。使用したい端末にツールが対応していない場合は本末転倒なので、事前に使用可能端末の確認は必須です。
社内情報共有ツールを活用する際に注意すること
ここからは、社内情報共有ツールを活用する際に注意することを解説します。
情報共有やツール導入の目的を社員と共有する
ツールの導入目的は、社員と共有するようにしましょう。ツールの目的を社員が理解していないと、ツールの用途を果たせない可能性があります。例えば、業務効率化のためのチャットツールを、仕事以外のプライベートで多用してしまうなど、会社としての生産性が落ちてしまうケースも考えられます。
ツール活用·情報共有のルールを決めておく
ツールを最大限に活用するには、事前にルールを決めておくことも大切です。情報を共有するためのツールでも、ルールがはっきりしていないと、情報の管理が煩雑になったり、保存方法にばらつきが出たりして、検索に時間がかかってしまいます。
情報共有文化を根付かせる取り組みが必要
社内情報共有ツールを導入しても、活用されなかったり、そもそも情報共有する文化がなかったりする場合も考えられます。ツールを導入する前には、社内説明会などを開催してツールの定着を促す取り組みが大切です。
まとめ
社内情報共有ツールを導入することで、社内に蓄積された情報や知識をうまく活用し、プロジェクトを円滑に進められるようになります。ツールには、ファイル共有サービス・オンラインストレージや社内wiki、社内SNS・ビジネスチャットなどがあります。業務の用途に合わせて、自社に最適なサービスを選びましょう。
