近年、スマホの普及とともにビジネスでもモバイルデバイス活用が進んでいます。また、コスト削減のためにBYOD (Bring your own device)、つまり企業側が社用のスマホを提供するのではなく、社員私用の携帯を職場でも使用するという傾向も強くなってきています。
だからこそ、スマホ内での公私分別をしつつも、仕事を効率化できるアプリを活用することが必要不可欠となります。特に外出の多い営業部門で働く人には、業務効率化もさらに求められています。今回は、仕事の効率化を期待できる、いますぐスマホに入れるべきビジネスアプリをカテゴリー別に20個紹介していきます。きっとあなたの仕事に役立つアプリが見つかるはずです。
【無料eBookプレゼント中】「アナログな営業」から脱却！販売支援アプリ活用事例3選
目次
アプリを使うメリットとは？
各アプリを具体的に見る前に、アプリのメリットについてあらためて考えてみましょう。手帳やノートパソコンでなく、スマートフォン・アプリを使う第一のメリットは「業務の効率化」です。外回りをした後にオフィスへ戻って経理関連の書類処理や営業日報などの作業をしなければならないと、どうしても業務時間が長引いてしまいます。しかし、アプリを効率的に使うことにより、今までは手間のかかっていた作業が自動化できたり、オフィスという場所の制約から解放されたりします。
また、部署一丸となって同じコミュニケーションアプリや営業アプリを使うことにより、チーム内でのコミュニケーションや連携が取りやすくなります。外回りが多くなかなかチーム全体で顔をあわせる機会の少ない部署だからこそ、アプリ上での連携がチームの団結力を高めるでしょう。
ビジネスアプリの中には、カレンダー機能、コミュニケーション機能など、一つの機能に特化したものから営業活動全般を網羅的に管理できる総合的ツールまで様々な種類があります。ここでは、8つのカテゴリー別にそれぞれのアプリを使うメリットも含めてみていきましょう。
営業支援統合ツール
営業支援統合ツールは、営業の仕事を総合的に効率化できる営業マンの強い味方です。顧客情報整理、スケジュール管理、ミーティングレポートなど、営業という仕事に関係のある物事が全て一つのツール内で管理できます。
Senses
Sensesの特徴は、営業案件の進捗をカード形式で管理することができるところです。多数のクライアントを持っていると、案件管理はどうしても複雑になりがちですが、このアプリを使うと、クライアントごとの情報を一つのカードにまとめられるだけでなく、更新頻度が下がるにつれてカードの色が青色、黄色、赤色と変化するので、一目で対応がおろそかになっているクライアントのフォローアップや、機会損失の防止に役立てることができます。
また、メールやカレンダーという外部サービスを連携させることもできるので、営業部署全体の情報を一元管理し、シームレスな情報共有も可能となります。
Kintone
Kintoneは、営業活動全般を効率的に管理できるクラウド式のアプリサービスです。Kintoneを使うことにより、エクセルシートなどの書類ファイルや、社内外とのメールのやりとりといった情報を一カ所にまとめることが可能になります。
また、営業部署内のだれが何を行っているのかが「見える」ようになるので、外出がちでコミュニケーション不足になりやすい営業チーム内の「チーム意識」を高めることができます。時間や場所を気にせずに一つの場所で情報管理、コミュニケーションまで一気にできることで、仕事の効率化が高まります。
Cyzen
Cyzenは、営業活動を中心とした、従業員の行動を「見える化」するツールです。スマホベースの新しい働き方をサポートし、売り上げアップだけでなく残業削減にも貢献し、営業部署全体のモチベーション維持にもつながります。
特徴としては、顧客リストに登録されたクライアントの所在地が地図上で確認することができ、さらには営業メンバーの現在地までも地図上で可視化できることです。また、チャットやレポート機能も充実しています。従来営業先から会社へ戻ってレポートを作ったり、電話やFAXというアナログな手段で報告を行ったりしなければならなかったものが、Cyzen上で全て管理できることにより、情報の共有漏れを防ぎ、時間の無駄を削減することができます。
経費精算・請求書発行
営業で外回り、接待、出張を頻繁にしている人にとって、面倒くさい作業の一つが経費精算です。ビジネスアプリの中には、スマホ上で領収書の写真を撮るだけで精算書の作成が簡単にできるものが多く存在します。アプリを使うことで、うっかり領収書をなくすというような事態も防ぐことができるでしょう。
Streamed
Streamedは、経費精算クラウドツールです。クラウドサービスの良い点は、スマホで見ても、コンピューターで見ても常に同じ情報にアクセスできるところです。スマホで領収書の写真を撮影しStreamedにあげるだけで、情報がデータ化されそのまま会社の会計ソフトにインポートすることができます。また、エクセルファイルとしてダウンロードし、PC上で加工もできるため多様な使い方が可能です。
Streamedは、駅すぱあとの運賃検索システムとも連動しているため、営業で移動が多い社員の移動費も正確に、簡単に記録することができる優れものです。
Misoca
Misocaは、見積書、納品書、請求書という営業には必要不可欠な書類をクラウドサービス上で簡単に作成できるツールです。多数あるデザインテンプレートから好きなものを選び、内容を入力するだけで素早く請求書の作成ができます。また、見積書を納品書や請求書に簡単に変換したり、請求書の情報をもとに領収書や検収書を作成したりもツール内で簡単にできるため、情報の写し間違いや記入漏れという初歩的なミスを防ぐことができます。
これらの作業をスマホ上で行うことで、移動時間や待ち時間を有効的に使い、業務時間削減も図ることができるでしょう。
プロジェクト管理
プロジェクト管理ツールは、先述した営業支援統合ツールに含まれている場合もあります。しかし、いきなり営業支援統合ツールを導入するのはハードルが高い、まずはプロジェクト管理だけをビジネスアプリで行いたいという人もいるでしょう。そこで、まずここで紹介する無料のプロジェクト管理ツールを使って、少しでも業務を効率化することに取り組んでみてください。
Evernote
Evernoteは、名前の通り「ノートのように」情報を管理することができるツールです。ツール内で、複数のノートを管理することが可能なため、テーマごとにノートを作成して情報管理が効率的にできます。営業部署として使う場合、企業情報やクライアント情報をノートごとに整理をすることや、チェックリストを作成してプロジェクトや業務の分担を一か所で行うことができます。
また、Evernoteには「ウェブクリッパー」という機能がついており、気になるウェブサイトをコピペすることなくワンクリックでノート内に保存することができます。ウェブサイトのスクリーンショットに注釈やタグをつけて整理することもでき、スキマ時間に見つけた情報を効率的に管理することもできます。
Trello
Trelloは「付箋」のような感覚でプロジェクト管理ができる便利なツールです。Trelloでは、まず「ボード」と呼ばれる黒板のようなものを作成します。そのボード内に、プロジェクトの進捗情報が一目でわかるような「リスト」を作ります。
例えば、「新規顧客獲得ボード」の中には、「潜在顧客リスト」「初期ミーティング中リスト」「契約検討中顧客リスト」「契約完了リスト」というようなリストを作成します。リストの中には「カード」を作成し、カード内にそれぞれの顧客情報はもちろん、担当者アサイン、締め切り日、チェックリストなど様々な情報を入力します。そして、それぞれの顧客の進捗情報が変わるにつれ、カードをリストからリストへ動かし、一目瞭然でプロジェクトの進捗情報の共有、確認を行います。
有料会員になるとさらにできることが増えますが、無料版でも充分使い勝手の良い優秀なツールでしょう。
コミュニケーション
数多くのプロジェクトが同時進行で進んでおり、社内外の関係者と日々多数のやりとりをしていると、メールが埋もれて見落としてしまうことや、過去のメールが探しづらいため無駄な時間を費やすことがあるのではないでしょうか。そこで、コミュニケーション専用のアプリを使うことで、クライアントごとや社内部署ごとのコミュニケーションを効率的に整理することができます。
Slack
Slackは、社内のコミュニケーションをシームレス化するコミュニケーションアプリです。前置きが必要なメールではなく、チャット感覚で気軽にコミュニケーションができることで、いきなり本題に入ることができるため、時間や無駄な手間を削減することができます。また、ファイルの共有やアプリ内での電話会議をすることもでき、コミュニケーション全般をカバーする優れたアプリです。
Slack内では個人間のメッセージはもちろん、チームごと、プロジェクトごとのメッセージをスレッドとして整理することもできます。特に、部署数の多い企業や地方・海外のチームと遠隔でコラボレーションをする必要のある企業で役に立つ機能でしょう。また、チームメンバーのタイムゾーンも表示されるため、海外チームや出張中の人の時差も考慮しながらコミュニケーションを行うことも可能です。
Chatwork
Chatworkもコミュニケーションアプリです。セキュリティ水準も高いため、安心してデータやメッセージを共有できます。グループ機能を使うことで、メールのように、「この件は誰をCcに入れるべきか？」「あの人をBccに入れ忘れた」といった悩みから解放されます。ファイル送受信は容量制限がないため、外部のファイルシェアツールなどを使わずに直接アプリ上でファイルのシェアができます。
出張関連
出張をすることが多い営業部では、出張先でも仕事を効率よく行うアプリが役に立ちます。なかには言葉の通じない海外に出張をする人もいるでしょう。ここでは、出張中に役立つアプリを3つ紹介していきます。
営業くん
営業くんアプリは、他のアプリと比べると昔ながらのアナログ感があります。しかし、顧客情報を地図上で簡単に見ることができるという意味では、出張や外回りの多い営業の強い味方になるでしょう。営業くんアプリ内では、住所管理だけでなく、訪問日時や配布物なども地図上で登録し管理することができます。また、初めて訪問したお客様は地図上で緑色のピンマークで、訪問してから１週間以上から２週間未満のお客様は紫色のピン、２週間以上訪問をしていないお客様は赤色のピンマークで表示されます。
よって、地図を見るだけで自分のクライアントがどこに存在するのかだけでなく、しばらく訪問出来ていないお客様はどこに存在するのかという貴重な情報を把握することができます。
Airbnb
日本でも利用者が増えているAirbnb。このアプリは、ホテルではなく一般の家庭の部屋を一定期間個人間契約で借りることのできる宿泊アプリです。海外ではとても人気があり、公私ともにこのアプリを駆使する人の数は増えるばかりです。
Airbnbには「出張ツール」も兼ね備わっており、近年では大企業でも出張の際にホテルではなくAirbnbを使う企業が増えてきています。特に、大都市ではなく僻地に出張に行かなければならない際や、出張先の近辺にホテルがない場所に行く際、Airbnbが活躍するでしょう。
Uber
Uberは簡単に配車ができるサービスです。海外では日本のようにタクシー制度がきちんとしていない場所が多く、大都市をはじめとしてUberはとても人気のあるアプリです。日本国内の出張では使う機会があまりないかもしれませんが、海外出張をする際には重宝するでしょう。
Uberの良いところは、運転手に行き先を説明せずにアプリ上で全てを設定できるところです。出張先の言葉を話すことができないとしても、タクシーに安心して乗ることができるため、海外出張者や駐在者でUberを使う人の数は増えています。また、国ごとに違う支払方法やチップの計算もアプリ上で行うことができ、領収書もアプリからメールへ転送できます。まさに海外出張時の強い味方と言えるでしょう。
名刺管理
営業マンに必要不可欠なものが名刺でしょう。しかし、外出が多いとせっかく交換した名刺の管理を怠ってしまうこともあるのではないでしょうか。名刺管理という時間と手間がかかる作業も、アプリで効率化が可能です。
Sansan
Sansanは、利用企業6,000社にものぼる人気の名刺管理サービスです。Sansanを使えば、名刺をスキャンするだけで、最新AI技術とオペレーターの手入力によりほぼ100%の精度で名刺のデータ化をすることができます。名刺のスキャンはスマホアプリからも可能なため、名刺交換をしたあとすぐに出先から名刺のデータ化をすることができます。
また、データ化した顧客情報と既存のデータを連携させることにより、名刺を見るだけでは気づくことのなかったビジネスチャンスも見出せるようになります。そして、それらのデータは社内全体で共有することもできることもSansanの特徴です。
Eight
Sansanが法人向けなのに対し、Eightは個人向けの名刺管理アプリになります。Sansanと同様にAIの技術とオペレーターの手作業で名刺をデータ化できます。Eight上ではプロフィール画面を登録することができ、SNS感覚で気軽に名刺交換した方とつながることも可能です。また、つながった相手が転職や昇進で名刺情報を更新した際に通知が届きます。すると、名刺交換をしてから連絡が途絶えていた方に連絡するきっかけが生まれ、新たなビジネスチャンスとなるかもしれません。
Wantedly People
Wantedly Peopleは、スマホで最大10枚の名刺を写真で登録して瞬時にデータ化することができます。400万人の登録データベースからその人に関する情報をその場で検索し、相手の情報を知ることが可能です。紙の名刺のデメリットは、なんといっても探す手間がかかること。アプリ上で管理することにより名前、会社名はもちろん、部署や役職名からも人の検索をすることができます。
無料で使うことができるアプリですが、連絡先の共有やエクセルでのデータ書き出しなども行えます。個人情報の管理で気になるセキュリティ性も高く、安心して使うことができるでしょう。
LinkedInはビジネスパーソン用のSNSです。日本ではそこまで浸透していませんが、海外ではLinkedInアカウントを所持していることは当たり前。海外出張の機会のある人はぜひプロフィールを作っておきたいところです。サイト上では、名刺に書いてあるような情報はもちろん、ビジネス記事や業界内のトレンドも検索することができます。
また、SDGsが注目を集め、環境問題に対する意識が高い人が多い海外では、名刺は紙の無駄であるとの認識が広まりつつあります。そのため、LinkedInのQRコードを見せ合って名刺交換の代わりとすることもしばしばあります。海外の展示会に出展する際など、多くの人と名刺交換をする機会のある場合は、ぜひとも登録しておきたいアプリです。
スケジュール管理
手帳やノートパソコンではなく、スケジュール管理アプリを使うことでスマホのカレンダー機能以上に効率的なスケジュール管理ができます。ここでは、仕事の予定管理に適しているツール2つを紹介します。
タイムツリー
タイムツリーは、「共有を前提に作られた」カレンダーツールです。特徴は、予定を簡単にシェアできるところと、カレンダー内で共有されている相手とメッセージのやり取りができることです。仕事の部署内のカレンダーを一つの場所で管理することで、営業のように毎日顔を合わせない部署でも誰が何をしているのか一目でわかるようになります。
また、予定ごとにチャットルームを作成することができ、予定の内容についてコミュニケーションをとることができます。チャットルームは、使い方に工夫をすれば、予定が終わった後の記録メモとして使うことができるでしょう。
Refills
Refillsは、従来の手帳がそのままスマホの中に入ったような便利なアプリです。手帳に予定やタスクを書き込む感覚で簡単にアプリへ登録できるので、シンプルに予定の管理ができます。手入力しなくても、Googleカレンダーとの同期や繰り返し予定も簡単に登録できるところも特徴です。
また、タスクや写真もカレンダー上で管理することで、大切なミーティングの事前準備や記録にも使うことができます。予定を記入する欄に住所を登録することにより、予定がある場所を地図上に表示することもでき、1日の動きを地図上で可視化することもできる便利なアプリです。
オンラインストレージ
スマホ上でも容量制限を気にせずファイルシェアを行うには、ストレージアプリを使うことがオススメです。オンラインストレージはセキュリティも最新のものが使われており、共有範囲を設定したうえで、重要な情報も安心して保存、シェアすることができます。
Box
Boxは、クラウド型のコンテンツ管理サービスです。このサービスを使って書類の管理を行うと、ファイルごとのアクセス権限や共有ポリシーを簡単に管理することができます。クライアントとのファイルシェアも、URLを生成するだけで行うことができ、時間が短縮できます。
それだけでなく、有料企業プランを使うことで、契約書のドラフトを作成したり、共有後に電子署名のリクエストを行ったりも可能です。さらにSalesforceと繋げるとそのまま契約内容を取り入れることもできます。
Dropbox
Dropboxを使うと、PCのデスクトップ上やメールの添付ファイルなど、様々な場所に散乱しやすいあらゆるファイルを一箇所に整理することができます。クラウド上にファイルを保存することで、どこに居ても同じファイルにアクセスすることができます。
また、Dropbox内でMicrosoftオフィスのファイルを修正することもできます。最新バージョンをいちいちアップロードせずともに、常に最新版を保管することもできるため、チーム内の別のメンバーにアップロードを通知する必要もありません。検索性にも優れ、頻繁にアクセスするファイルが自動的にリストの上に表示されるため、ファイルを探す手間も省くことができます。
アプリで効率化を
ここで紹介した以外にも、仕事に役立つアプリは数多く存在します。自分の仕事を少しでも効率化できるように、様々なツールの中から自分の業務を簡易化できるものを探し、それらを駆使して効率の良い営業活動をしていきましょう。
