会社の理念の浸透、社内の事業紹介、社員同士のコミュニケーション。会社が社員に向けて発信したい情報や啓発したい事項があるのなら、社内報の発行がオススメです。
ただ、社内報は社員に読まれなければ意味がありません。社内報の目的を理解するとともに、社員が興味を持つような、読まれやすい社内報の作成方法について考えてみましょう。
目次
社内報とは会社の情報を社員に伝える手段のこと
社内報とは、社内の情報や動向を社員に伝えるツールです。企業理念の浸透・価値観や情報の共有・社内で行っている事業の紹介など、社員に理解してほしいトピックを配信できる手段として広く採用されています。
近年は転職やリモートワークがスタンダード化しています。そのため、会社への愛着や帰属意識、社員同士のコミュニケーションの機会が育ちにくくなったと感じる向きがあるようです。
会社の理念や価値観を改めて理解したり、担当部署以外の事業内容に興味を持ったりすることは帰属意識の向上に役立ちます。また、情報の共有は社員同士のコミュニケーションにつながるでしょう。いずれも定着率の向上や業務効率化に効果的です。
社内報の発行によってプラスの影響が想定できるのであれば、導入の検討は決して無駄にはなりません。
社内報の3つの目的
社内報を発行する目的は3つあります。社員同士のコミュニケーションの活性化、エンゲージメントの向上、情報共有による社内動向の明確化です。
社員のコミュニケーションを活性化させるため
社内で話題になるコンテンツを社内報に掲載すると、社員が「今はこんなことが起きているのか」と知る機会になります。
社内で話題になるコンテンツの提供は、社員の間に共通の話題を提供することでもあります。リモートワークなどの影響で以前より減ったコミュニケーションの時間でも、「あの話、いいですよね」と会話が弾むきっかけになるでしょう。
良好な社内コミュニケーションは、会社に愛着を持つ理由のひとつです。社員が愛着を持てば定着率も高まります。
また、さまざまな部署の話題を紹介するのもオススメです。異なる部署の業務内容を知っていれば、自分の部署で対応できない問題が起きたときに「あの部署に相談してみよう」と判断できますし、業務効率化にもつながります。また、それによって部署間でのコミュニケーションが深まるでしょう。
会社の理念や経営方針を伝えるため
社内報で会社の理念・経営方針を浸透させることにより、社員が共通の認識や目的を意識して仕事に取り組む基盤が構築できます。
「自社の経営戦略」「社員に求める業務や意識」などは、働くうちに社員の中でスタンダードになり、つい意識が薄れがちです。こうした理念などを改めて意識する機会を作れるのも、社内報の発信効果のひとつでしょう。
共通の認識や目的は社員のエンゲージメントをアップさせます。社員のエンゲージメントとは、会社への愛着心や思い入れです。自らが働く会社への愛着は、業務への適切な熱意を招きます。
社内の動向を情報共有するため
社内報は社内イベントの告知や専門知識の共有にも使えます。
社内イベントは社員同士のコミュニケーションや課題解決のきっかけになり、交流の深まりや成長の機会をもたらします。社内報で告知すれば参加率の上昇が見込めるでしょう。
専門知識の共有は、自社製品・サービス・ソリューションへの理解を深め、適切な業務の遂行に役立ちます。また、ほかの部署の働きを深く知れば、個々の社員が俯瞰的な判断をすることも可能です。
さらに、社員の成果を掲載することも社内全体への好影響が期待できます。社内報は多くの人数が注目するメディアです。個人の功績が掲載されるようになれば、モチベーションを刺激され、よりよい成果をめざして発憤する社員が現れるでしょう。
成果を上げた社員にインタビューする形式で発信するのも効果的です。社員の言葉を通して、業務内容や部署の雰囲気、会社の魅力を伝えやすくなります。加えて、同じ会社で働く社員に新しい気付きを与えるきっかけとしても有用です。
社内報の媒体
社内報の媒体は主に3つあります。以前からオーソドックスだった紙媒体に加え、Webとアプリです。とりわけ、インターネット技術の発達と浸透やサステナビリティ意識の向上により、Web形式やアプリでの配信方法を採用する企業が増えています。
いずれの方法にもメリットがあるため、社風や社員の読みやすさに合わせた選択がオススメです。
紙
紙媒体は閲覧率が高いことが特徴です。社内報を紙媒体にした場合、社員は手元に配布された時にすぐ目を通せます。また、配布された時に限らず、忙しい業務中やちょっとした空き時間に手間なくサッと手に取れるのも紙媒体ならではでしょう。
業務内容によっては部署にオンラインデバイスを置かないこともありますが、そのような部署でも紙媒体なら目を通せます。「業務中にPCやスマホを見ているとサボっていると思われそうで…」と考えるタイプの社員への配慮としても有益です。
また、社外の人に見せやすいという特徴もあります。顧客や採用予定者に渡し、社風を理解してもらうきっかけが作れます。働いている会社の雰囲気を知って、社員の家族が安心する効果も見込めるでしょう。
さらに、費用面でもメリットを生みます。発行頻度や部数にもよりますが、紙媒体はWeb媒体と比較すると費用を低く抑えられる傾向にあります。Web媒体の場合、外部サービスの利用料や、自社管理でもサーバー管理費用などの固定費が必要です。その点、紙媒体は発行するタイミング以外に費用がかかりません。
ただ、紙媒体は昨今のサステナビリティやDXの流れにより減少傾向にあります。今後も減少すると思われるため、選択の際にはそのような点も意識する必要があるでしょう。
Web
Web媒体は情報量・スピード性・Webならではの特性が活かせる強みを持っています。
大量の情報でも一気に配信できるため、必要な事項をすべて社員に届けられることは大きなメリットです。発信後に修正できるのもWeb媒体ならではの強みでしょう。
頻繁な発信や緊急時のスピーディーな発信にも向いています。紙媒体よりも情報が社員の手元に届くスピードが速く、最新情報の共有にうってつけです。
また、Webなら動画配信も可能です。自社製品のCMや経営陣からのメッセージなどを配信し、社員の会社への愛着を高められます。社外の人に自社をアピールする効果も生まれるでしょう。
紙資源を使わないため、サステナビリティやDXと相性がいいこともWeb媒体の特徴です。サステナビリティやDXは昨今の潮流ともいえるため、会社の規模や業種によっては適した選択肢のひとつです。
アプリ
アプリでの社内報発信は、さらに大きなメリットがあります。アプリはスマートフォンをタップするだけで社内報にアクセスが可能です。手軽なため社員の閲覧率が上昇しやすく、より緊密な情報共有に役立ちます。
情報量が多くても読みやすいデザインにしやすく、レイアウトの工夫や興味を引く画像の挿入で「最後まで読もう」という気持ちを演出しやすいのもアプリならではのメリットでしょう。
また、プッシュ通知が使えるのもアプリの特徴です。Web媒体では社員が更新に気付かなければいつまでも読まれません。アプリのプッシュ通知はスマートフォンに届くので気付かれやすい上に、その場でタップすれば社内報にアクセスできるという手軽さにもつながっています。
「大量の情報量にも対応できる」「レイアウトを工夫しやすい」「プッシュ通知で手軽に読める」ことは、アプリの三大メリットです。より効率がいい情報発信を試みるのなら、アプリの利用は大きな成果につながるでしょう。
社内報の作り方
社内報の作成は作成目的・発信するネタを決めることからはじまり、内容の作成・校閲を経て発行へ進みます。5つの段階を意識して発行までのスケジュールを組むと効率的です。
1. 作成の目的を決める
社内報を作成する目的を決定します。経営理念の浸透が目的だという会社があれば、業務効率化やコミュニケーションの活発化が目的だという会社もあるでしょう。
いずれにせよ、社内報を読んだ社員にどうなってほしいのか、何を伝えたいのかを明確にする必要があります。その上で達成目標を決定してください。
たとえば社内報の目的が「業務効率の向上」なら、それを目指してPDCAサイクルを実施します。結果は次回以降の社内報の目的修正や方向性に反映しましょう。
2. ネタを決めスケジュールを立てる
次に行うのはネタ決めとスケジューリングです。どのようなネタを扱うか、それを記事にするための情報収集と記事作成にはどれくらいの時間が必要かを考え、発行までのスケジュールを立てましょう。
どのようなネタを掲載するとしても、情報収集は必須です。当然、時間を要しますし、集めた情報を記事にするための時間もかかります。
社内報以外の業務を担当する社員がいるのなら、それぞれの業務を圧迫しあわないスケジュールの調整も必要です。
多方面の都合を考慮し、無理なく作成を進められるスケジュールを決定しましょう。
3. 必要な情報を集める
記事作成のための情報収集を始めます。社内報に掲載するトピックに関係する部署や人材へ取材を申し込み、可能な範囲で情報を集めましょう。たとえ同じ会社でも取材の申し込みは事前に行い、必要であればスケジュールを調整して、相手の業務に支障が生じないように気を付けてください。
情報収集の方法はさまざまです。例えば部署の紹介記事を作成するのなら、該当部署の会議への参加がオススメです。その部署の最新動向がわかりやすく、読む社員も「今こんなことをしているのか」とリアルタイムで情報共有できます。
複数部門の最新情報を取材したければ、役職陣の経営会議に参加するのもいいでしょう。経営会議は複数部門の情報が集まるため、効率よく取材できます。会社の業績やそれに対する要因、今後の経営方針など、役職陣ならではの分析や意見をキャッチできるチャンスでもあります。
さらには、営業の業務に同行して現場取材をするのも有益です。営業社員が顧客と接する姿や、どのようなニーズがあるのかを肌で感じられます。「最近はこんなニーズがある」と分析した情報を社内報で発信すれば、社員が自社の製品やサービスとニーズの一致を考えるきっかけにつなげられるでしょう。
社員のインタビュー企画の時には、他の社員のモチベーションアップやコミュニケーションの活発化に役立つような質問がオススメです。例としては入社を決意した理由や今の部署での業務内容、やりがい、改善したいことなどがあります。
経営陣へのインタビューなら経営理念や会社の方針について語ってもらいやすいでしょう。経営陣の視点ならではの自社製品・サービスへの思い入れや、社員へのメッセージなどを取り上げるのもオススメです。
4. 記事を作成・校閲を行う
集めた情報をもとに、記事の作成を開始します。作成した原稿をすぐ社内報に載せるのではなく、事前に取材対象者へ送り、チェックを入れてもらいましょう。情報の誤記などのトラブルが避けられます。
記事の作成では内容の正確性はもとより、文字の表記揺れにも注意します。校正・校閲の段階でしっかりチェックしましょう。
たとえば「私」と「わたし」、「建て替え」と「建替」などがひとつの記事で同時に使われていたら、どちらかに統一してください。読み手の違和感をなくすとともに記事の完成度が上がります。
5. 発行する
校正や校閲が終了したら印刷や公開に移ります。
印刷・公開の前にはプレビューし、文字や画像の位置などのレイアウトが崩れていないかを確認します。問題がなければ社内報を発行しましょう。
もしも発行後に誤記や誤情報の掲載に気付いたら、社内報作成チームで共有し、社員への訂正や善後策の立案を行います。次回からの社内報作成に活かしましょう。
社内報におけるネタの例
ネタを探すといっても、どのような話題が社内報にふさわしいのでしょうか。社員が興味を持ち、読みたくなるような話題も必要です。多くの社員が楽しめ、かつ、役に立つ話題をチョイスするのがオススメです。
社員に人気なお食事処紹介
会社員にとって、ランチタイムや終業後のディナーは大切なリフレッシュタイム。会社付近の食事処の紹介は案外喜ばれます。安くて美味しいランチが食べられるお店、交流しやすい居酒屋、お一人様でも入りやすいお店などの情報を提供してみてはいかがでしょうか。
「ランチはお弁当派！」という社員のお弁当を紹介させてもらうのもよいアイディアです。栄養バランス抜群のお弁当、少し手抜きのお弁当、パートナーが作ってくれた愛情弁当など、バラエティ豊かな記事が書けるのではないでしょうか。
食品会社なら、自社製品をどうアレンジして入れているかなど、自社ならではのコンテンツが紹介できるのも社内報の楽しみのひとつです。
人生のターニングポイント紹介
社員の人生に大きな影響を与えたターニングポイントの紹介は、読む社員の共感を呼び、人気のコンテンツに成長します。特に「共感を得やすい人選」は重要です。
「人生のターニングポイント紹介」は、インターナルコミュニケーション専門会社「wis works」が主催する「社内報アワード2022」の「紙社内報部門／特集・単発企画7ページ以下」部門で、株式会社ノバレーゼが第1位を獲得したコンテンツです。
受賞した記事は対談形式で、社員に転機になった出来事を振り返ってもらう内容でした。単なる振り返りではなく、ノバレーゼ社は自社の文化に沿った体験と心の動きを重視した対談によって秀逸な記事を完成させています。
ノバレーゼ社の社内報は入念な準備とブレのない企画が特徴です。受賞した当該記事についても、発案から人選まで妥協のない準備と企画力で進められました。自社で社内報を作成するのであれば、ぜひとも参考にしたい事例です。
ハラスメント予防対策
社内報は重要な情報を啓発する役割も担えます。ハラスメントの予防対策もそのひとつです。「社内報アワード2021」の「紙社内報部門／特集・単発企画7ページ以下」では、株式会社大林組がハラスメント予防対策記事でグランプリを受賞しました。
社内ハラスメントは重要な問題です。性的な言動で相手を悩ませるセクシュアルハラスメント、社員の人格や尊厳を冒涜するモラルハラスメント、職場での地位を悪用するパワーハラスメントはよく知られているでしょう。ほかにも、部下に実現不可能な労働時間の短縮を嬌声する時短ハラスメント、妊娠・出産を理由に圧力や不適切な環境を与えようとするマタニティハラスメントなど、社会人として知っておくべきハラスメントが多数あります。
社内報はハラスメントに関する知識・情報の共有や、その予防対策の啓発にも大いに役立ちます。立場的に周囲から進言されにくい社員が社内報を読み、自分のハラスメント行動に気付いて反省する機会を生む可能性もあるかもしれません。ハラスメント行動に限らず、「周囲が進言しにくい人に必要な情報を伝える」のも、社内報が持つメリットです。
社内報のネタの探し方
社員が社内報に興味を持ち、楽しめるようなネタを探すためにはコツがあります。
世間の流行コンテンツをチェックし、情報をストックしましょう。政治・経済のニュース、流行コンテンツを発信するSNSなどからピックアップするのがオススメです。世間の注目度が高いコンテンツが自社製品やサービスと重なる部分を持っていれば、社員はより興味を持って社内報を読むでしょう。
ほかにも過去の人気記事を分析して好まれる記事のトレンドを測り、時事ネタ・季節ネタ・健康ネタと絡めるのも効果的です。社員にアンケートを採って参加意識を高めつつ、好まれるネタを把握するのも役立ちます。
読まれる社内報を作成するコツ
社内報は社員に読まれてこそ有効活用できます。社員が読みたくなるような社内報を作るコツとして、内容・レイアウト・ターゲッティングを意識しましょう。
社員の気持ちに寄り添った内容
会社には優秀な社員や尊敬できる経営陣がいますが、そのような人たちの話題やメッセージばかりでは一方的な発信になってしまいがちです。読む社員はあまり興味を持てなくなるかもしれません。
社員の気持ちに寄り添えるよう、社内のイベントや様子など身近な話題を取り上げることも大切です。
また、啓発は大切ですが、不快感をまねく表現や会社のイメージを損なう話題は避けましょう。社員のエンゲージメントに影響してしまいかねません。
読みやすいレイアウトを意識
記事の内容が充実していても、紙面や画面の見づらさは読了率が下がります。必要に応じて写真を載せるなど、レイアウトを工夫しましょう。
前述のノバレーゼ社は社員にアンケートを採り、読まれやすいレイアウトを構成したといいます。社内報担当の社員だけではなく、他の社員の意見を求めることも有益だとわかる例です。
読んでもらいたいターゲットを設定
社内報をどの層に読んでほしいのか、ターゲットを設定するのも重要です。
例えば社内報の目的が「新入社員の育成」なら、新入社員が知っておくと便利なノウハウや、コミュニケーションのきっかけになる自己紹介などがオススメです。目的と内容にブレが出ないように気を付けるとなおよいでしょう。
昨今の社内報はDX化している!?
昨今のビジネスシーンはDX化が推進されています。それに伴い、社内報もDX化の対象になることが多いようです。以前は紙媒体がスタンダードだった社内報は、いまや多くの企業でデジタルに移行し始めました。
社内報のDX化はさまざまなメリットがあります。サステナビリティの面とあわせて考えても、DX化は会社にとって有益な手段であり、避けられない潮流なのかもしれません。
社内報をDX化するメリット
紙媒体だった従来の社内報をDX化することで、会社によっては概念が変わるかもしれません。効率のいい情報配信や社員が興味を持つ方向性の把握など、多くのメリットが生まれます。
情報配信の効率化
DX化は印刷や配布の手間を省きます。社内報の作成に関わる社員の効率化に貢献するでしょう。特に配布はWebから一斉配信という形で完了できるため、大幅な時間短縮につながります。
Word感覚で作成できるのも大きな特徴です。ベンダーが提供するテンプレートの使用により、直感的に誌面の作成が可能になります。専門知識がなくても、誰でも作成・運用ができるのが利点です。
閲覧履歴の分析
DX化でアプリを活用すれば、スマートフォンなどのデバイスで社内報が手軽に読める環境を整えられます。プッシュ通知でリアルタイムの更新がわかり、タップするだけですぐに読める点もアプリならではのメリットです。
同時に、アプリの機能で記事の閲覧率・読了率を数値化することも可能なため、社員が興味を持つトピックを把握しやすくなるでしょう。今後の社内報作成時の方針決定に役立ちます。
読みたい記事を素早く発見
DX化された社内報は、過去記事をアーカイブとして残しておけます。紙媒体よりも手軽に過去記事をさかのぼれる強みもあり、社員が特定の記事を参照したい時にすぐに見つけられ、最小限のタイムロスで閲覧できます。
ナレッジやノウハウが掲載された過去記事も同様に閲覧できるため、中途入社の社員や作業の流れを確認したい社員に有効です。「手軽に、何度でも」過去記事を確認できることは、多くの社員のサポートになるでしょう。
【Yappli for Company】社内報をスマートフォンのアプリで共有
Yappli for Companyは社内のDX化をサポートするソリューションです。自社アプリをノーコードで開発できるため、社内ポータルとしてのアプリが必要な会社に適しています。
活用することで、自社の社内報をスマートフォンにDLしたアプリで閲覧できます。それだけではなく、社員教育や営業活動のノウハウからインナーブランディングまで、会社が社員に向けて発信したい情報を集約させ、会社のDX化の推進が可能です。
DX化は従来非効率とされてきた項目を効率化させる可能性を秘めています。現在のビジネスシーンの潮流ともいえるDX化は、多くの会社が注目するべき方針です。
【Yappli for Company】豊富な機能
Yappli for Companyは豊富な機能を備えています。
たとえば社内報の作成に役立つのが「フリーレイアウト」です。画像・テキストを自在に配置し、オリジナルページが作成できます。社風を反映したレイアウト、読まれやすいレイアウトなど、多種多様なページを生み出せるでしょう。「エンベッド動画機能」で手軽な動画埋め込みも可能です。
「プッシュ通知機能」で最新の更新情報を通知するほか、社員は好きなタイミングでアーカイブから過去のお知らせを確認できます。また、「タイマー配信」で任意の時間に配信予約することも簡単です。
社内報の情報量が多くても、「スクロールメニュー」を使えば情報をカテゴリーごとに分類できます。効率よく閲覧できる左右スクロールも搭載。オフライン機能もあり、ネットに接続できない環境でもじっくり閲覧可能です。
「Feed Boy」はRSSフィードを使い、任意のページコンテンツをアプリに自動反映します。Webとアプリのコンテンツを別々に更新しなくても済むため、効率的なアプリ運営が可能です。
他にも多くの機能があり、社内報以外でもDX化を推し進められます。マーケティング機能、分析機能なども充実し、社内で必要な情報を自社プラットフォームに集約できるメリットが実感できるはずです。
【Yappli for Company】やりっぱなしの研修が定着
Yappli for Companyは社内研修や社員の学習スキル向上にも貢献します。
研修資料やマニュアルを電子化し、アプリで配布すれば、社員はいつでも研修内容の振り返りや作業の流れを確認できます。YouTubeと連携し、スキルアップに役立つ動画配信も可能です。
スタンプ機能を使えば個人の学習状況が把握できます。進捗が可視化されるため、社員のモチベーションアップにも有効です。外部サービスと連携すればアンケートフォームを用いた小テストも実施できるため、社員のスキル確認や課題の見直しに役立つでしょう。
【Yappli for Company】過去の社内報をアーカイブ
Yappli for Companyは過去の社内報もすべてストックできるアーカイブ機能があります。
紙媒体では膨大な量になり、保管スペースでオフィスを圧迫してしまう問題が発生しがちです、しかしアプリならその心配がありません。手軽に読みたい記事をピックアップできるのもアプリの強みです。
ユーザーIDごとに管理ができるため、閲覧対象者の制限も可能です。記事ごとに社員のみの閲覧や部署のみの閲覧が設定できるため、幅広くフレキシブルな情報管理に貢献します。
【Yappli for Company】導入事例
Yappli for Companyの導入事例を2件紹介します。情報設計や柔軟な学習環境の提供など、会社のニーズに応じた利用が可能です。
<h4>情報設計のデジタルシフトを実現</h4>
YKK AP株式会社ではYappli for Companyの導入により、確実な情報伝達の設計を推進しました。
社内の情報伝達における不確実性を課題とし、最も身近であるスマートフォンを中心にした情報伝達を設計。デジタルシフトとして大きな効果を発揮しています。
週に1度の商品情報配信をはじめ、研修通知・出欠確認・教材へのガイドを一元化。導入当初の開封率は7～8割でしたが、徐々に成果が現れます。アプリでの情報を拠点にした施策はデジタルシフトの実現とPCDAの効率化を成功させました。
「アプリを起動すれば全部が揃う」。YKK AP株式会社での導入はその成功例です。
時間や場所を選ばない学びの機会を提供
オルビス株式会社では、販売スタッフの支援のためYappli for Companyを導入しました。
情報伝達やスピーディーさの課題解決のため、新機材の導入が不要のアプリ・Yappli for Companyを選択。コストパフォーマンスと閲覧時の表現力を重視した結果です。
確実な情報伝達を目指してアプリに情報のすべてを集約し、閲覧資料もアプリに特化させました。
結果、社員の95％以上が自主的にアプリを活用することになり、スピーディーな情報取得とペーパーレス化が同時に推進されています。ペーパーレス化によって顧客と接する時間が増えたという意見もあり、ステークホルダーとの新しい向き合い方としても注目できる結果でしょう。
業務に必要なナレッジを記載した数々の資料がスマートフォンからいつでも閲覧できるため、時間や場所を選ばずにスキルアップなどの学びの機会が提供されています。
まとめ
社内報は社員の帰属意識やモチベーションをアップさせるなど、多くの効果につながるツールです。業務のDX化が推進される中、発信媒体としてアプリが注目されています。自社アプリへの情報の集約によって、業務効率化や各種課題解決への貢献も可能です。こちらの資料でより詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。
