アプリを導入したきっかけ

大学の基本情報を掲載した冊子を
配布しても学生は見ない
必要な情報を届けられない状態が
続いていた

私たち学生生活部は、公認サークル・部活動・ボランティア活動等の課外活動や保険等の福利厚生、スポーツを通じた産学官連携、学費の徴収や奨学金等の相談・申請手続き、健康管理など、幅広く学生支援業務を担っています。

学生にとって必要な情報を伝達し、学生生活の満足度向上に貢献するのが私たちの役割です。ただ、情報伝達手段がどんどん時代に合わなくなってきていると感じていました。

アプリ導入前は、大学の基本情報を掲載した「らいふいんあおやま」という学生向けの手引き冊子と、学生手帳を毎年度配布していました。
冊子には諸々の手続き方法などを載せていたのですが、実際は学生にほとんど見られておらず、質問に来た学生に対して職員がらいふいんの冊子を片手に説明するといった本末転倒な状態でした。学生手帳に至っては利用率が10％という調査結果もありました。そのため、学生生活部に何の情報も知らないまま来る学生が多く、単純な質問対応にかなりの時間を取られていました。

しかも、らいふいんあおやまは年間6,000部、学生手帳は11,000部も毎年刷っていて、コストも結構かけていました。コストがかかっている割にはほとんど活用されていないので、どうにか解決できないかなと。
「学生に必要な情報を届ける」ために最適な手段はなにかを考えた結果、今ならアプリが一番だと結論づけました。

なぜYappliか？

ITに詳しくなくても
導入イメージができるほど
豊富な企業事例があったから

Yappli導入の決め手になったのは、一つはコスト面が大きかったですね。ゼロからアプリを構築する場合に比べると圧倒的に価格が低かったし、見積内容も明確でした。何にどれだけのコストがかかるのか、機能的にどこまで自由がきくのかなどかなり詳細に記載されていたので、コストに対する疑問点はほとんどありませんでした。

あとは、様々な業種で制作実績があるのも後押しになりましたね。私たちはITに関しては専門外なので、アプリ導入後きちんと運用できているイメージがなかなか沸かなかったんです。
ただ、Yappliは大学含め様々な業種での実績があり、非IT企業でも運用できている事例が多かったのでこれなら当大学でも大丈夫だろうと容易に想像することができました。

アプリをリリースした際、まずは新入生に向けた入学案内にアプリ情報を載せたり、ヤプリ社で作っていただいたフライヤーを配布したりしました。なので、新入生にはかなりインストールしてもらえましたね。
ごくまれにスマートフォンを持っていない学生さんはいるのですが、アプリを入れられないという問い合わせだったり、苦情があったりというのは今のところはないですね。

アプリを導入してどうか？

大学の基本情報を載せた
冊子の制作を廃止
年間数百万円単位の
経費を節約できた

アプリ導入後、紙の「らいふいんあおやま」と学生手帳の配布を完全に廃止しました。
現状だと、数百万円単位でのコスト削減につながっています。毎年刷っていたことを考えると、長期的に見てかなりの経費を節約できたことになりますね。

あとは、予想以上にプッシュ通知の効果が出ました。テスト期間前にカンニングなどの不正行為を防止するための注意喚起をプッシュで通知してみました。結果、不正行為の報告数が以前の半数以下に減りました。不正行為をするとどのような罰則があるのかを明記したので、ある程度の抑止力に繋がったのかなと。そのような、学生からは煩わしいと思われがちな注意喚起だけでなく、お得情報も一緒に配信しています。こちらは大変好評です。今までは学内の掲示板に貼っていたのでごく一部の学生しか知りえませんでした。でも今はアプリで通知しているのでより多くの学生に有益な情報が届くようになったと感じています。割引情報や優待情報など、ちゃんと知ってもらえれば喜んでもらえると気づけましたね。

また、学生側の情報発信の場としても機能しています。公認サークルがイベントを開催する時に、発行したチケットを大学側で買い取って一般学生に配布する制度があるのですが、チケットを買い取って既存の学生ポータルで告知しても効果がなく1枚もはけないということも。イベント告知もアプリ上で行うことで学生に認知してもらいやすくなり、お得情報としても掲載することでチケットがはけやすくなりました。あるアカペラサークルのイベントチケットは例年2～3枚しかはけなかったのに、買い取った10枚が2日ではけたのには驚きました。

意外なところでいくと、一部の他部署からも好評です。アプリに情報掲載を依頼されて載せたところ、視覚的にわかりやすく発信できるとすごく喜んでもらえました。

今後の展開

今は学生生活部でのみ
使っているが、
大学全体で
情報発信の最適化に取り組む

「必要な情報を学生に確実に見てもらう」ことが目的だったので、そこはもう達成できています。これからは、より高い水準を目指していければと考えています。まずは、大学としての情報伝達について。私たちは学生生活部なので、あくまで「学生生活に必要な情報」に絞って掲載するというスタンスをとっています。逆にいうとそれ以外の情報はアプリで発信されることはなく、学生に届きにくい。大学Webサイトや既存のポータルサイトとの使い分けの課題もあります。

私たちのアプリ導入を見て、学長からは他部署も学生にとってなじみやすいツールを選択して情報発信していくべきだという声をいただきました。まだまだ大学全体として情報発信手段が最適化されているわけではなく、果たしてアプリが最適かどうかも現時点では不明なのですが、何が最適なのかを議論するキッカケを作れたのは大きいと思います。